Wie bringt Automatisierung in der Buchhaltung mehr Effizienz ins Handwerkerbüro?

Die Buchhaltung gehört – neben allen operativen Bereichen des Tagesgeschäfts – zu den strategischen und somit wichtigsten „Werkzeugen“ für Ihre Aufgaben als UnternehmerIn. Hier geht es um Zahlen, Daten und Fakten. In der Buchhaltung entsteht das Wissen, auf dessen Basis Sie wichtige Erkenntnisse gewinnen und Entscheidungen treffen.

Andererseits ist die Buchhaltung auch eine Pflichtübung. Sie basiert sehr stark auf Regeln, die sich immer wieder verändern bzw. vom Staat und anderen „Playern“ verändert werden. Hinzu kommt der Aufwand, sämtliche Zahlen, Daten und Fakten, die in die Buchhaltung gehören, möglichst zeitnah, vollständig und wahrheitsgemäß zu erfassen bzw. zu verarbeiten.

Automatisierung in der Buchhaltung steigert Produktivität!

Es macht aus allen diesen Gründen Sinn, die Buchhaltung so weit wie möglich zu digitalisieren. Denn wenn Sie die Buchhaltung digitalisiert haben, können Sie sie auch sehr weit mithilfe von entsprechender Software automatisieren. Sie reduzieren so zunächst einmal den Umlauf von Papierdokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Stundenzetteln, Berichten etc. und die damit verbundenen „Herausforderungen“.

Sie vermeiden aber auch Fehler durch manuelle Eingaben und verschaffen sich als UnternehmerIn zeitliche Freiräume, die Sie für Ihr Tagesgeschäft nutzen können. Gleichzeitig habe Sie immer einen aktuellen Überblick über die wirtschaftlichen Vorgänge und Entwicklungen Ihrer Projekte und somit des Gesamtbetriebs.

In einer automatisierten Buchhaltung laufen die dort anfallenden Prozesse schneller und präziser ab, als Menschen dies könnten. Sie steigern so die Produktivität Ihres Betriebs und machen gleichzeitig die Buchhaltung zu einer Abteilung, in der Sie als ChefIn, aber auch Ihre MitarbeiterInnen, Kreativität entwickeln und wichtige Entscheidungen gezielt treffen können.

Digitalisierung ist der Anfang!

Natürlich ist die Digitalisierung der für die Buchhaltung relevanten Dokumente immer der Einstieg in die Automatisierung. Dazu gehören beispielsweise:

der digitale Ein- und Ausgang von Rechnungen bzw. Mahnungen
die GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung der Dokumente
die digitale Übertragung von Kontobewegungen von den Bankkonten in die Buchhaltung und umgekehrt
die Überwachen der Kontostände
die laufende Aktualisierung von Verbindlichkeiten, Außenständen und Liquidität
die automatische Erstellung von Berichten und Auswertungen
die Integration interner und externer elektronischer Dokumente in das Buchhaltungsarchiv
die Standardisierung der Abläufe
die automatische Übermittlung von Unterlagen, Daten etc. an den Steuerberater bzw. die Finanzbehörden

Wichtig: Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Software müssen Daten und digitalisierte Dokumente über Schnittstellen austauschen können!

Buchhaltung automatisieren – was bringt’s?

Beispiel Rechnungen: Wo früher per Post eingegangene Papierrechnungen per Hand geprüft, gebucht und über einen Terminordner zur Zahlung vorbereitet wurden, vereinfacht und beschleunigt die digitale Rechnung diesen Prozess. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von manueller Arbeit durch den Wegfall von Papier und die automatisierte digitale Archivierung, sondern auch um die automatische Prüfung durch den softwaregesteuerten Abgleich der Rechnung mit der dazugehörenden Bestellung und die automatische termingerechte Bezahlung unter Wahrung von Skontofristen. Das spart bares Geld!

Insgesamt schafft die Automatisierung mehr Transparenz und einen besseren Überblick, da Belege, Rechnungen und Nachweise aller Art von der Software automatisch strukturiert und gleichzeitig rechtskonform abgelegt werden. Die Suche oder gar der Verlust von wichtigen Dokumenten in Stapeln oder Ordnern ist damit passé.

Ein nicht zu unterschätzender Gewinn der Automatisierung – ob in der Buchhaltung oder im Tagesgeschäft – ist die frei werdende Zeit. Wenn Sie und Ihre MitarbeiterInnen weniger Zeit für manuelle oder Routinetätigkeiten benötigen, können Sie entspannter planen, Ihr Kerngeschäft weiterentwickeln, sich intensiver um Ihre Kunden kümmern. Das macht Spaß, verbessert die Motivation und die Effizienz steigt.

Am Anfang steht immer ein Plan

Digitalisierte und automatisierte Abläufe sind sehr individuell. Jeder Betrieb arbeitet anders, hat andere Projekte. Wie immer bei Digitalisierungsprojekten ist es auch bei der Buchhaltung wichtig, die Abläufe genau zu betrachten, zu analysieren und zu optimieren, möglicherweise sogar neu zu denken. Darauf baut dann Ihre Planung auf. Mit diesem Plan können Sie sich dann an die Aufgabe machen, geeignete Lösungen zu identifizieren.

Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass bereits Erfahrung in Sachen Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsabläufen in Handwerksbetrieben vorhanden ist. Die Einhaltung aktueller technologischer Standards und die GoBD- bzw. DSGVO-Konformität der angebotenen Produkte bzw. Services müssen selbstverständlich sein.

Fazit

Mit der digitalen automatischen Rechnungsverarbeitung können Sie in eine neue Ära Ihrer Buchhaltung einsteigen. Beginnen Sie damit, Ihre Abläufe zu hinterfragen, zu optimieren oder gar neu aufzusetzen. Sie werden sehr schnell die Vorteile erkennen und jeden Tag spüren. Das boostert auch die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und zeigt: Digitalisierung bringt Spaß in den Arbeitsalltag und legt Potenziale frei!

TIPP: So sieht gute Handwerkersoftware aus!

Was muss eine Handwerker-Software alles können? Kundenverwaltung, Dokumentenmanagement, Buchhaltung, Auswertungen, Aufmaß, Kalkulation … das alles gehört zu den wichtigsten digitalen Werkzeugen eines modernen Handwerksbetriebes.

In diesem Video aus der fhd-Mediathek erläutern HandwerksunternehmerInnen, wie sie die richtige Auswahl für ihren Betrieb getroffen haben!

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