Sechs kostenlose Tools, die Ihnen den Einstieg ins digitale Projektmanagement leicht machen
Wer Projekte plant und verwaltet, muss den Überblick bewahren. Projektmanagement kann bedeuten, dass Sie Kärtchen beschriften, diese in die passenden Spalten und Fächer einer Projekttafel stecken und Ihre Mitarbeiter mit einer Projektmappe zum Kunden schicken. Oder dass Sie mit mehreren Programmen arbeiten müssen, die nicht untereinander kommunizieren können: eins für E-Mail-Kommunikation, eine Handwerker-Software, Excel für die Auftragsplanung und für die Einsatzplanung Google Maps. Mal ehrlich – innovativ ist anders. Dabei den Überblick zu verlieren ist nicht schwer.
Digitales Projektmanagement bedeutet, dass Sie zeit- und ortsunabhängig auf die erforderlichen Daten und Dokumente zugreifen können. Und nicht nur das. Auch Ihre Mitarbeiter oder Kunden können – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – jederzeit Einblick auf den Projektstatus nehmen. Für die Verantwortlichen bedeutet das Entlastung und ein gutes Gefühl, weil sie jederzeit sehen können, dass beziehungsweise wie „es läuft“. Digitales Projektmanagement ersetzt also nicht nur die Wandtafel und Excel, sondern auch die Auftragsmappe, den Terminkalender, die Stundenzettel und erspart den einen oder anderen Anruf wegen eigentlich unnötiger Rückfragen. Wenn das Projektmanagement sauber gepflegt wird, ist chronologisch nachvollziehbar, wer zuletzt welche Info hinzugefügt hat und wo es eventuell hakt, weil eine Information nicht verfügbar ist.
Um den Einstieg ins digitale Projektmanagement zu finden, gibt es einige kostenlose Lösungen, die Sie ausprobieren können. Skeptiker werden sich spätestens dann fragen, warum sie sich so lange gesperrt haben, wenn sie merken, wie einfach die Bedienung und wie groß der Nutzen ist. Was diese Tools eint, ist die Tatsache, dass sie allesamt Cloud-Lösungen sind – das heißt, egal, auf welchem Gerät Sie die Daten anschauen, ändern oder ergänzen. Auf allen anderen haben Sie den gleichen Stand. Ihre Mitarbeiter mit Zugriffsrechten können selbst nachschauen, anstatt jedes Mal nachfragen zu müssen.
Wir möchten Ihnen sechs einfach zu bedienende digitale Werkzeuge vorstellen, mit denen wir selbst gute Erfahrungen gemacht haben.
- Trello
- Meistertask
- Asana
- Craftnote
- Wrike
- Meisterwerk
Trello
Die amerikanische Lösung ist simpel aufgebaut. Wer mit Post-ist arbeitet, wird Trello lieben. Anders als beim analogen Wandbrett können Stapel hin- und hergeschoben, mit Schlagworten markiert und mit dem Kalender synchronisiert werden. Die kostenlose Basisversion kann bis zu zehn Boards, also Projekte, verwalten. Dateianhänge können bis zu 10 MB groß sein. Zum Ausprobieren und Einsteigen reicht das allemal aus. Es gibt eine passende App für Android und iOS, um auch auf dem Smartphone oder dem Tablet den Überblick zu behalten.
Meistertask
Die Lösung ist ähnlich aufgebaut wie Trello und stammt aus Deutschland. E-Mails und Meetings werden durch die digitalen Kanban Boards erheblich reduziert. Die Lösung bildet Prozesse ab, zeigt Auslastungen im Team und macht es agiler und produktiver. Bei der Kanban-Methode werden Aufgaben erstellt und in Spalten angeordnet. Damit wird der Projektablauf abgebildet. Die Arbeit ist intuitiv, das Team überblickt sofort alle Aufgaben und kann fokussierter zusammenarbeiten. Die Größe von Dateianhängen ist auf 20 MB begrenzt, und es gibt einen deutschsprachigen E-Mail-Support. Die Aufmachung ist etwas moderner als bei Trello. Ohnehin empfiehlt sich bei allen Lösungen – ausprobieren. Durch zahlreiche Integrationen kann der Funktionsumfang erweitert werden. Beispielsweise durch die Verknüpfung mit Microsoft Teams, mit Google Drive oder der Dropbox.
https://www.meistertask.com/de
Asana
Das amerikanische Tool verwaltet Projekte, Programme und Prozesse, unabhängig davon, wie anspruchsvoll oder komplex sie sind. Ähnlich aufgebaut wie Trello und Meistertask bietet diese Lösung bereits in der kostenlosen Version unbegrenzte Aufgaben, Projekte und Nachrichten an. Ab 15 Teammitgliedern wird eine kostenpflichtige Version benötigt. In dieser können Start- und Endzeiten definiert, Formulare, Genehmigungen oder private Teams angelegt werden. Über kostenlose Integrationen kann der Funktionsumfang, z. B. um die Zeiterfassung, erweitert werden.
Craftnote
Wer sich ein effizientes Bauprojektmanagement mit digitalen Tools im Handwerk wünscht, sollte sich die App Craftnote anschauen. Diese Lösung steht für eine einfache papierlose Projektsteuerung, Dokumentation und Kommunikation, die online wie offline verfügbar ist. Der Vorteil dabei: Die Profiversion ist kostenlos. Die App lässt sich sowohl auf dem PC als auch auf mobilen Endgeräten bedienen. Wer mit WhatsApp zurechtkommt, kann ohne weiteren Lernaufwand die Craftnote App einsetzen.
Der Ablauf ist einfach: Projekt erstellen und alle Beteiligten, egal ob Bauherr, Handwerker oder Zulieferer, zum Team hinzufügen. Im Projekt können wichtige Dokumente digital hinterlegt werden, auf das alle Berechtigten jederzeit zugreifen können. Unterprojekte helfen, den Überblick zu behalten, wenn es komplex wird oder Aufgaben an bestimmte Handwerker zugeteilt und die genaue Arbeitszeit erfasst werden soll. Das schafft klare Strukturen und zeigt genaue Zugehörigkeiten auf der Baustelle auf.
Im chronologischen Chatverlauf können die Beteiligten auch Dokumente hochladen oder mit dem mobilen Endgerät einscannen, damit diese nicht verloren gehen und sofort abrufbar sind, falls Beschwerden vorliegen.
Wrike
Wenn es ein bisschen mehr sein darf, dann sollten Sie sich Wrike anschauen. Gerade komplexe Projekte mit Unterprojekten und -aufgaben brauchen eine Plattform, auf der der Überblick behalten werden kann. Von benutzerdefinierten Dashboards über Arbeitsabläufe bis hin zu teamspezifischer Automatisierung zur Straffung von Prozessen – Wrike hat alles, was ein Projektverantwortlicher braucht, um so zu arbeiten, wie er es möchte. Das Ganze natürlich zeit- und ortsunabhängig. Ein beruhigendes Gefühl, dass die Daten jederzeit verfügbar sind. Dateien können entweder hochgeladen oder von unterschiedlichen Cloud-Speichern direkt verknüpft werden. Zu jedem Projekt und jeder Aufgabe gehört ein Chatbereich, in dem Kommentare hinterlegt oder Projektbeteiligte informiert werden können.
Meisterwerk
Ein weiteres Produkt aus Deutschland erleichtert es Handwerksbetrieben, Abläufe rund um die Auftragsabwicklung zu optimieren. Der Funktionsumfang reicht von der Einsatzplanung der Mitarbeiter für Projekte, Objekte und Wartung über den Informationsaustausch zwischen Büro und Mitarbeiter bis zur detaillierten Prozessabwicklung rund um den Auftrag. Mit der App sind alle Informationen zum Auftrag an einem Ort griffbereit. Wichtige Informationen aus der Einsatzbesprechung wie Auftragszettel, Aufgaben, PDFs und Ansprechpartner können mit einem Klick mit den Mitarbeitenden geteilt werden. Diese nehmen unterwegs den Status und Fortschritt der Aufträge und Baustellen auf und leiten sie ans Büro weiter. Fotos, Videos und Notizen werden automatisch dem Auftrag zugeordnet und sind direkt für alle Beteiligten verfügbar.
Da jedes Gewerk und jeder Betrieb eigene Arbeitsabläufe hat, ist es möglich, diese in Meisterwerk so anzupassen, wie es die Anforderungen des Betriebs abbilden.
Die App kann für 30 Tage kostenlos ausprobiert werden.
Fazit: Warum kompliziert, wenn es einfach geht?
Sicherlich ist das Arbeiten mit einem Projekt- oder Aufgaben-Management-Tool mit Disziplin verbunden. Auch wenn es zunächst einen Mehraufwand bedeutet, sich auf dieses neue Arbeiten einzulassen. Durch das Ausprobieren einer kostenlosen Lösung lernen Sie die Vorteile schnell kennen, und wir sind uns sicher, dass Ihnen dann leichter fällt, das alte System zu ersetzen. Digitales Projektmanagement schafft nicht nur mehr Überblick und Transparenz. Durch die aufgabenbasierten Kommunikationsmöglichkeiten werden Rückfragen beschleunigt aufgeklärt und Entscheidungen können schneller getroffen werden.
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