Die Buchhaltung gehört – neben allen operativen Bereichen des Tagesgeschäfts – zu den strategischen und somit wichtigsten „Werkzeugen“ für Ihre Aufgaben als UnternehmerIn. Hier geht es um Zahlen, Daten und Fakten. In der Buchhaltung entsteht das Wissen, auf dessen Basis Sie wichtige Erkenntnisse gewinnen und Entscheidungen treffen.
Andererseits ist die Buchhaltung auch eine Pflichtübung. Sie basiert sehr stark auf Regeln, die sich immer wieder verändern bzw. vom Staat und anderen „Playern“ verändert werden. Hinzu kommt der Aufwand, sämtliche Zahlen, Daten und Fakten, die in die Buchhaltung gehören, möglichst zeitnah, vollständig und wahrheitsgemäß zu erfassen bzw. zu verarbeiten.
Automatisierung in der Buchhaltung steigert Produktivität!
Es macht aus allen diesen Gründen Sinn, die Buchhaltung so weit wie möglich zu digitalisieren. Denn wenn Sie die Buchhaltung digitalisiert haben, können Sie sie auch sehr weit mithilfe von entsprechender Software automatisieren. Sie reduzieren so zunächst einmal den Umlauf von Papierdokumenten wie Rechnungen, Lieferscheinen, Stundenzetteln, Berichten etc. und die damit verbundenen „Herausforderungen“.
Sie vermeiden aber auch Fehler durch manuelle Eingaben und verschaffen sich als UnternehmerIn zeitliche Freiräume, die Sie für Ihr Tagesgeschäft nutzen können. Gleichzeitig habe Sie immer einen aktuellen Überblick über die wirtschaftlichen Vorgänge und Entwicklungen Ihrer Projekte und somit des Gesamtbetriebs.
Papierarm arbeiten – Freiräume schaffen
In einer automatisierten digitalen Buchhaltung laufen Prozesse schneller und präziser ab als mit einem System aus Aktenordnern für die Ablage von Papierbelegen. Hinzu kommt die vereinfachte und beschleunigte Bereitstellung von Informationen durch die „digitale Ordnung“. Das steigert die Produktivität Ihres Betriebs.
„Die Erfassung und Ordnung von Buchungsbelegen hat zeitgerecht zu erfolgen.“ So lautet die Vorgabe laut GoBD. Dieser Standard ist in den meisten Betrieben nur softwaregestützt und automatisiert – also mithilfe digitaler Prozesse – umzusetzen. Ansonsten müssten Sie wertvolle Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen (und Ihre eigene!) opfern, um diesen Anspruch zu erfüllen. Oder wer sortiert Ihre im Tagesgeschäft entstandenen Belege nach Feierabend?
Kontobewegungen, Lagerein- und ausgänge, Zeitkonten der MonteurInnen und damit verbundene Lohnabrechnungen, Kassenbuchungen, Aufträge und Abschlagszahlungen gehen automatisch in die digitale Buchhaltung und werden so in „Echtzeit“ in Auswertungen und Abschlüssen berücksichtigt.
Sie und Ihr Team gewinnen wertvolle Zeit, in der Sie sich konzentriert und effizient Ihrem Tagesgeschäft – also Ihren Kunden – widmen können. Unnötige Routinearbeiten, die bei papierbasiertem Arbeiten oft genug am Abend oder am Wochenende erledigt werden müssen, können so vermieden werden.
Die digitale Buchhaltung ist rechtssicher und verbindlich. Durch die automatisierten und in der Software standardisierten Abläufe ist eine vollständig digitale Buchhaltung sogar fehlerfreier zu führen als eine, die mit einem Archiv aus Papierbelegen dokumentiert wird. Von der vereinfachten Suche nach Belegen ganz zu schweigen. Die (technische) Rechtssicherheit ist Aufgabe der Software-Anbieter!
Die Aufbewahrungspflicht für digitale Belege und Daten gilt laut GoBD für sämtliche Unterlagen, „die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind“. Selbstverständlich müssen sie unverändert sein und einen Zeitstempel in den Metadaten aufweisen.
Sie können Papieroriginale bei digitaler Buchführung nach dem ersetzenden Scannen vernichten. Voraussetzung ist, dass keine Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD besteht. Die Daten müssen so archiviert werden, dass das Finanzamt jederzeit innerhalb der Archivierungspflicht darauf zugreifen kann. Zu beachten: Wenn in Papierunterlagen – beispielsweise in einer Gutschrift – Minusbeträge in Rot ausgewiesen sind, müssen Sie einen Farbscan speichern.
Eine professionelle Software für digitale Buchhaltung erfüllt die Vorgaben der DSGVO. Die digitale Zugriffskontrolle für die zuständigen SachbearbeiterInnen ist hier Standard. Wichtig für Sie als Nutzer: Auch Ihre Systeme müssen auf dem neuesten Stand sein, um Sicherheitslücken möglichst auszuschließen. Zum Schutz sensibler Daten sollten Sie auch darauf achten, dass nur die zuständigen Personen Ihres Unternehmens Zugang zu den Geräten haben, mit denen Sie vollen Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten bearbeiten bzw. speichern – wie zum Beispiel Datenträger für die Datensicherung.
Buchhaltung automatisieren – was bringt’s?
Beispiel Rechnungen: Wo früher per Post eingegangene Papierrechnungen per Hand geprüft, gebucht und über einen Terminordner zur Zahlung vorbereitet wurden, vereinfacht und beschleunigt die digitale Rechnung diesen Prozess. Dabei geht es nicht nur um die Vermeidung von manueller Arbeit durch den Wegfall von Papier und die automatisierte digitale Archivierung, sondern auch um die automatische Prüfung durch den softwaregesteuerten Abgleich der Rechnung mit der dazugehörenden Bestellung und die automatische termingerechte Bezahlung unter Wahrung von Skontofristen. Das spart bares Geld!
Insgesamt schafft die Automatisierung mehr Transparenz und einen besseren Überblick, da Belege, Rechnungen und Nachweise aller Art von der Software automatisch strukturiert und gleichzeitig rechtskonform abgelegt werden. Die Suche oder gar der Verlust von wichtigen Dokumenten in Stapeln oder Ordnern ist damit passé.
Ein nicht zu unterschätzender Gewinn der Automatisierung – ob in der Buchhaltung oder im Tagesgeschäft – ist die frei werdende Zeit. Wenn Sie und Ihre MitarbeiterInnen weniger Zeit für manuelle oder Routinetätigkeiten benötigen, können Sie entspannter planen, Ihr Kerngeschäft weiterentwickeln, sich intensiver um Ihre Kunden kümmern. Das macht Spaß, verbessert die Motivation und die Effizienz steigt.
Digitalisierung ist der Anfang!
Natürlich ist die Digitalisierung der für die Buchhaltung relevanten Dokumente immer der Einstieg in die Automatisierung. Dazu gehören beispielsweise:
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der digitale Ein- und Ausgang von Rechnungen bzw. Mahnungen
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die GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung der Dokumente
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die digitale Übertragung von Kontobewegungen von den Bankkonten in die Buchhaltung und umgekehrt
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die Überwachen der Kontostände
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die laufende Aktualisierung von Verbindlichkeiten, Außenständen und Liquidität
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die automatische Erstellung von Berichten und Auswertungen
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die Integration interner und externer elektronischer Dokumente in das Buchhaltungsarchiv
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die Standardisierung der Abläufe
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die automatische Übermittlung von Unterlagen, Daten etc. an den Steuerberater bzw. die Finanzbehörden
Wichtig: Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Software müssen Daten und digitalisierte Dokumente über Schnittstellen austauschen können!
Am Anfang steht immer ein Plan
Digitalisierte und automatisierte Abläufe sind sehr individuell. Jeder Betrieb arbeitet anders, hat andere Projekte. Wie immer bei Digitalisierungsprojekten ist es auch bei der Buchhaltung wichtig, die Abläufe genau zu betrachten, zu analysieren und zu optimieren, möglicherweise sogar neu zu denken. Darauf baut dann Ihre Planung auf. Mit diesem Plan können Sie sich dann an die Aufgabe machen, geeignete Lösungen zu identifizieren.
Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass bereits Erfahrung in Sachen Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsabläufen in Handwerksbetrieben vorhanden ist. Die Einhaltung aktueller technologischer Standards und die GoBD- bzw. DSGVO-Konformität der angebotenen Produkte bzw. Services müssen selbstverständlich sein.
Fazit
Mit der digitalen automatischen Rechnungsverarbeitung können Sie in eine neue Ära Ihrer Buchhaltung einsteigen. Beginnen Sie damit, Ihre Abläufe zu hinterfragen, zu optimieren oder gar neu aufzusetzen. Sie werden sehr schnell die Vorteile erkennen und jeden Tag spüren. Das boostert auch die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und zeigt: Digitalisierung bringt Spaß in den Arbeitsalltag und legt Potenziale frei!
Eine GoBD-konforme Software entlastet Sie von unnötigen Routinetätigkeiten und Verantwortung. Sie erfüllt automatisch alle GoBD-Richtlinien, z. B. zur Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriff für Finanzbehörden etc.
Lassen Sie sich bei der Software-Auswahl vom Anbieter vertraglich zusichern, dass seine Lösung alle GoBD-Vorschriften erfüllt. Ihre Buchhaltung enthält viele sensible Daten, die Sie vor Verlust und unbefugtem Fremdzugriff schützen müssen. Die digitale Zugriffskontrolle mit individuellen Rollen und Rechten der zuständigen SachbearbeiterInnen ist bei professionellen Lösungen Standard.
Wichtig: Halten Sie auch Ihre Hardware, die damit verknüpften Betriebssysteme und Ihre Cybersicherheitslösungen immer auf dem neuesten Stand.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 07/2022 und 10/2022, bearbeitet)
