Digitale Buchhaltung – papierarm arbeiten und Freiräume schaffen!
Die Buchhaltung basiert auf Regeln, die sich immer wieder verändern. Eine analog geführte Buchhaltung bedeutet hohen zeitlichen Aufwand, um alle Zahlen, Daten und Fakten vollständig und wahrheitsgemäß auf der Grundlage von Papierdokumenten zu erfassen. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand zum Tagesgeschäft und blockiert somit Ressourcen.
Dagegen spart eine weitestgehend digital geführte Buchhaltung Zeit. Sie senkt die Fehlerquote. Zusätzlicher Benefit: Sie haben immer den aktuellen Überblick über den finanziellen (Zu-)Stand Ihres Betriebs.
Papierarm arbeiten – Freiräume schaffen
In einer automatisierten digitalen Buchhaltung laufen Prozesse schneller und präziser ab als mit einem System aus Aktenordnern für die Ablage von Papierbelegen. Hinzu kommt die vereinfachte und beschleunigte Bereitstellung von Informationen durch die „digitale Ordnung“. Das steigert die Produktivität Ihres Betriebs.
„Die Erfassung und Ordnung von Buchungsbelegen hat zeitgerecht zu erfolgen.“ So lautet die Vorgabe laut GoBD. Dieser Standard ist in den meisten Betrieben nur softwaregestützt und automatisiert – also mithilfe digitaler Prozesse – umzusetzen. Ansonsten müssten Sie wertvolle Arbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen (und Ihre eigene!) opfern, um diesen Anspruch zu erfüllen. Oder wer sortiert Ihre im Tagesgeschäft entstandenen Belege nach Feierabend?
Kontobewegungen, Lagerein- und ausgänge, Zeitkonten der MonteurInnen und damit verbundene Lohnabrechnungen, Kassenbuchungen, Aufträge und Abschlagszahlungen gehen automatisch in die digitale Buchhaltung und werden so in „Echtzeit“ in Auswertungen und Abschlüssen berücksichtigt.
Sie und Ihr Team gewinnen wertvolle Zeit, in der Sie sich konzentriert und effizient Ihrem Tagesgeschäft – also Ihren Kunden – widmen können. Unnötige Routinearbeiten, die bei papierbasiertem Arbeiten oft genug am Abend oder am Wochenende erledigt werden müssen, können so vermieden werden.
Die digitale Buchhaltung ist rechtssicher und verbindlich. Durch die automatisierten und in der Software standardisierten Abläufe ist eine vollständig digitale Buchhaltung sogar fehlerfreier zu führen als eine, die mit einem Archiv aus Papierbelegen dokumentiert wird. Von der vereinfachten Suche nach Belegen ganz zu schweigen. Die (technische) Rechtssicherheit ist Aufgabe der Software-Anbieter!
Die Aufbewahrungspflicht für digitale Belege und Daten gilt laut GoBD für sämtliche Unterlagen, „die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind“. Selbstverständlich müssen sie unverändert sein und einen Zeitstempel in den Metadaten aufweisen.
Sie können Papieroriginale bei digitaler Buchführung nach dem ersetzenden Scannen vernichten. Voraussetzung ist, dass keine Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD besteht. Die Daten müssen so archiviert werden, dass das Finanzamt jederzeit innerhalb der Archivierungspflicht darauf zugreifen kann. Zu beachten: Wenn in Papierunterlagen – beispielsweise in einer Gutschrift – Minusbeträge in Rot ausgewiesen sind, müssen Sie einen Farbscan speichern.
Eine professionelle Software für digitale Buchhaltung erfüllt die Vorgaben der DSGVO. Die digitale Zugriffskontrolle für die zuständigen SachbearbeiterInnen ist hier Standard. Wichtig für Sie als Nutzer: Auch Ihre Systeme müssen auf dem neuesten Stand sein, um Sicherheitslücken möglichst auszuschließen. Zum Schutz sensibler Daten sollten Sie auch darauf achten, dass nur die zuständigen Personen Ihres Unternehmens Zugang zu den Geräten haben, mit denen Sie vollen Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten bearbeiten bzw. speichern – wie zum Beispiel Datenträger für die Datensicherung.
Fazit
Eine GoBD-konforme Software entlastet Sie von unnötigen Routinetätigkeiten und Verantwortung. Sie erfüllt automatisch alle GoBD-Richtlinien, z. B. zur Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriff für Finanzbehörden etc.
Lassen Sie sich bei der Software-Auswahl vom Anbieter vertraglich zusichern, dass seine Lösung alle GoBD-Vorschriften erfüllt. Ihre Buchhaltung enthält viele sensible Daten, die Sie vor Verlust und unbefugtem Fremdzugriff schützen müssen. Die digitale Zugriffskontrolle mit individuellen Rollen und Rechten der zuständigen SachbearbeiterInnen ist bei professionellen Lösungen Standard.
Wichtig: Halten Sie auch Ihre Hardware, die damit verknüpften Betriebssysteme und Ihre Cybersicherheitslösungen immer auf dem neuesten Stand.
Foto: Image by pch.vector on Freepik
