Gut beraten: Interne Abläufe optimiert und Stress reduziert!

Vielleicht kommt Ihnen das Szenario bekannt vor: Für die Abwicklung der internen Organisation kommen mehrere Softwarelösungen zum Einsatz. Diese kommunizieren jedoch nicht optimal miteinander. Es werden in den Programmen auch nicht alle Funktionen abgebildet, die ein moderner Handwerksbetrieb benötigt. Die Folge: Reibungsverluste im Tagesgeschäft. Informationen gehen verloren. Prozesse dauern unnötig lange und sind kompliziert. Die Zusammenarbeit ist ineffizient. Es entstehen vermeidbare Kosten. Das alles führt zu Stress bei Mitarbeitern und Geschäftsleitung.

Wir beschreiben im Folgenden, wie diese Probleme mithilfe der Wissensangebote von forum handwerk digital, die wir gemeinsam mit den Experten von 100 PROZENT DIGITAL anbieten, in Angriff genommen und behoben werden können.

Der Ist-Zustand

Ein Meisterbetrieb im Gewerk Sanitär, Heizung, Klima arbeitet mit einem 16-köpfigen Team in den Bereichen Neubau und Renovierung von Bädern, sanitären Anlagen, Solaranlagen und Heizungen. Hinzu kommen Kundendienst und Wartung der entsprechenden Anlagen. Neben Privatkunden werden auch gewerbliche und öffentliche Auftraggeber bedient.

Nach einer Analyse und neutralen Bewertung der aktuell bestehenden Softwarelandschaft durch die Experten von 100 PROZENT DIGITAL ((LINK https://fhd-wissen.100prozent.digital/ ))  wurden folgende Schritte umgesetzt, um dem „Geldverbrennen“ durch effiziente digitale Lösungen entgegenzuwirken:

1. Aufstellung eines ausführlichen Anforderungsprofils für die ideale Softwarelandschaft
2. Recherche von drei möglichen alternativen Softwarelösungen auf der Basis des Anforderungsprofils des Betriebs und seines Tagesgeschäfts
3. Erarbeitung eines Fahrplans für die Einführung einer möglichen neuen Software

Was ist das Ziel der Beratung durch die Experten von 100 PROZENT DIGITAL?

• Die Geschäftsführung in die Lage versetzen, eine wissens- bzw. faktenbasierte Entscheidung zu treffen, ob weiterhin die aktuelle Software oder eine neue Lösung eingesetzt wird.
• Klarheit darüber gewinnen, welche alternativen und für den Betrieb geeigneten Systeme auf dem Markt zur Verfügung stehen.
• Entwicklung eines strukturierten Umsetzungsfahrplan für die Einführung einer neuen Softwarelösung, um dem Betrieb die möglicherweise anstehende Umstellung in weitestgehender Eigenregie zu ermöglichen.

Maßnahme: Zunächst wurde vom Beratungsteam eine umfassende Analyse der Verwaltungsprozesse und der Systemlandschaft durchgeführt, um den IST-Zustand zu ermitteln sowie ein Anforderungsprofil für die Softwarerecherche (Pflichtenheft) zu erstellen.

Beispiel: Kundenanfragen und  -kommunikation

Anfragen kommen – wie wohl bei den meisten Handwerksbetrieben – auf telefonischem Weg rein. Unser Beispielbetrieb nutzt einen Telefondienstleister, der die Anfragen als Voice-Datei aufnimmt und per Mail weiterleitet. Bestandskunden kommunizieren auch über E-Mail. Alle eingehenden Anfragen werden von zwei Mitarbeitern bearbeitet und an die zuständigen Kollegen verteilt:

• Technische Anfragen betreut der Chef selbst.
• Wartungsanfragen gehen an die Wartungsdisposition.
• Rechnungsanfragen bearbeitet die Buchhaltung.
• Neuaufträge im Projektbereich bleiben bei einem dafür verantwortlichen Mitarbeiter.

Über die Branchensoftware des Betriebs kann mithilfe der Kundendatenbank ermittelt werden, ob es sich um die Anfrage eines Bestandskunden handelt. Falls nicht, wird bei konkretem Interesse ein Neukontakt angelegt.

Das Problem: Da diese Lösung keine andere Zuordnung außer Auftrag, Wartung, Kundendienst oder Projekt zulässt, gehen diese „sonstigen Anfragen“ immer wieder unter, obwohl sie für die Generierung eines neuen Geschäfts natürlich wichtig sind.

Beispiel: Kundendienstauftrag ohne Wartungsvertrag

Für jeden konkreten Kundenauftrag wird in der Branchenlösung ein digitales Auftragsdokument erstellt und dem Monteur mobil auf seinem Smartphone/Tablet zur Verfügung gestellt. E-Mails zum Auftrag, Fotos, Pläne, Skizzen und sonstige Dokumente sind manuell in der Software beim Projekt hinterlegt. Auf diese Daten hat der Monteur unterwegs allerdings keinen Zugriff, da die mobile Anwendung diesen nicht bereitstellt.

Der aktuelle Prozess:

• Die eingesetzten Materialien und veranschlagten Arbeitszeiten sind im digitalen Auftrag in der mobilen Anwendung abrufbar.
• Jeden Morgen gibt es eine Vorbesprechung und die Mitarbeiter erhalten ihr Material zur Erledigung der Aufträge.
• Nach Erfüllung werden die Aufträge vom Kunden abgenommen und digital in der mobilen App unterzeichnet.
• Zusätzlich eingesetztes Material oder Arbeitszeiten fügt der Monteur direkt selbst in der App dem Arbeitsauftrag hinzu.
• Der abgewickelte Auftrag geht anschließend per Datenschnittstelle zur Rechnungsbearbeitung zurück in die Branchensoftware.

 Das Problem: Durch den fehlenden digitalen Zugriff der Monteure auf das Projekt in der Branchenlösung stehen vor Ort nicht alle auftragsrelevanten Informationen und Dokumente bereit – es entstehen Reibungsverluste. Eine mobile Arbeitszeiterfassung erfolgt zwar, ist aber beispielsweise nicht für Arbeitsgruppen durch einen dafür verantwortlichen Teamleiter möglich. Die Anbieter der bis dahin genutzten Programme konnten in unserem Fallbeispiel keine Lösung dieser Schwachstellen in Aussicht stellen.

Digitalisierung – umfassend und strukturiert!

Gemeinsam mit dem Betrieb wurde deshalb ein umfassendes Anforderungsprofil für eine Software erstellt, die alle Anforderungen des Betriebs erfüllt. Die Empfehlung lautete, hier auch gleich die Themen Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Buchhaltung mit zu integrieren, um ein umfassendes digitales Gesamtkonzept planen zu können.

Aufgrund der vorliegenden Faktenlage lautete die Empfehlung der Experten von 100 PROZENT DIGITAL, zeitnah und durchgeplant zu einem neuen Softwareanbieter zu wechseln.

 Die nächsten Schritte hierfür waren:

• Die Erstellung eines konkreten Umsetzungsplans für die Softwarerecherche und die Einführung einer neuen Software – gemeinsam mit der Geschäftsleitung
• Die Ernennung eines digitalen Projektteams, dem die Geschäftsleitung sowie Mitarbeiter des Betriebs aus Verwaltung und handwerklichem Tagesgeschäft angehören
• Die Durchführung einer Softwarerecherche durch 100 PROZENT DIGITAL

Das Ergebnis wurde anschließend mit der Geschäftsleitung des Betriebs besprochen. Im nächsten Schritt erfolgt die Ermittlung von drei Systemen aus einer Vorauswahl.

Der anschließende Live-Praxis-Test führt zu ausführlichen Gesprächen mit den Software-Herstellern.

Zur Unterstützung solcher Gespräche dient folgende Muster-Checkliste, die von Fall zu Fall angepasst wird:

• Wie fällt ein vollständiger Abgleich des Anforderungsprofils mit der Leistungsbeschreibung der Softwarelösungen aus?
• Hat der Hersteller bzw. Anbieter praktische Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit Handwerksunternehmen?
• Welchen Support leistet der Hersteller bei der Einrichtung der Systeme?
• Welchen Support stellt der Hersteller im laufenden Betrieb zur Verfügung?
• Welche (finanziellen) Fördermöglichkeiten bestehen, beispielsweise in Form von Zuschüssen oder vergünstigten Darlehen?
• Hat der Hersteller/Anbieter praktische Erfahrung mit der Beantragung/Umsetzung von Förderprogrammen?
• Gibt es Datenschnittstellen zwischen der infrage kommenden Lösung und anderen wichtigen Systemen (Buchhaltung, Steuerberater, Großhandel, Planer etc.)?
• Wie (einfach/automatisiert) funktioniert der Stammdatenexport bzw. -import?

Nutzen Sie die Wissensangebote von forum handwerk digital!

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