Anleitung: So finden Sie die Branchensoftware, die zu Ihnen passt!

Ihre Branchensoftware wird vom Hersteller nicht weiterentwickelt? Sie können diese nicht mit modernen, digital unterstützten Arbeitsabläufen wie mobiler Zeiterfassung, papierloser Baustellendokumentation und automatisierten Routineaufgaben verbinden? Oder Sie haben festgestellt, dass die von Ihnen ausgewählte Branchenlösung Ihre Geschäftsprozesse nicht, wie von Ihnen gewünscht, abbilden kann? Wenn das so ist, sollten Sie dringend aktiv werden, um das dadurch verursachte Geldverbrennen zu stoppen!

Wir beschreiben im Folgenden an einem praktischen Beispiel, wie dies mithilfe der Wissensangebote von forum handwerk digital, die wir gemeinsam mit den Experten von 100 PROZENT DIGITAL anbieten, gezielt und strukturiert zu schaffen ist.

Das Unternehmen, dessen Weg in die digitale Welt wir in diesem Beispiel aufzeigen, ist ein Fachbetrieb für Baumontage mit 15 Mitarbeitern. Zum Tagesgeschäft gehören Einbau, Renovierung, Reparatur und Wartung von Anlagen für Sonnenschutz, Rollladenbau und Insektenschutz. Bedient werden zu rund 95 Prozent Privatkunden sowie ca. 5 Prozent Gewerbekunden und öffentliche Auftraggeber.

Der IST-Zustand

Über viele Jahre kam die Softwarelösung eines kleinen regionalen IT-Entwicklers zum Einsatz. Diese wurde aber nur in einem sehr kleinen Rahmen verkauft und nicht konsequent weiterentwickelt. Daher fehlen heute entscheidende Basisfunktionen für die digitale Abbildung von Geschäftsabläufen, wie zum Beispiel die mobile Zeiterfassung mithilfe einer App. Da auch vieles andere nicht konsequent digital abgebildet werden kann, entstehen sowohl im Tagesgeschäft der Monteure als auch im Büro komplexe, ineffiziente und fehleranfällige Arbeitsabläufe.

Problem: Komplizierte Kalkulation und Angebotserstellung

 Kalkuliert wird im Großen und Ganzen händisch mit der Hilfe von Katalogen und Preislisten. Die Preislisten sind häufig selbst mit Excel erstellt und enthalten teilweise Material, Anfahrt und Lohn (Stundensatz).

• Produkte werden auch im Kalkulator eines bestimmten Herstellers berechnet und die Kommissionsnummer hinzugefügt, um eine Zuordnung zu haben. Da es zusätzlich weitere Hersteller gibt, stellt sich der Bereich Kalkulation sehr unübersichtlich und herausfordernd dar.
• Die Angebotserstellung erfolgt in der alten Softwarelösung, wobei es fortlaufende Angebotsnummern, vorgefertigte Positionstexte und Textblöcke für bestimmte Montagen gibt.
• Offene Angebote werden in einem Ordnersystem aufbewahrt, aber nicht nachverfolgt, da die Auftragslage gut ist. Somit gehen selbst hier Ressourcen verloren.
• Angebote können nicht mit Bildern ergänzt werden, die Bereitstellung an den Kunden erfolgt über den Postweg. Bilder oder Broschüren werden in Papierform beigelegt.
• In der bestehenden Branchensoftware fehlen wichtige Schnittstellen, wie z. B. UGL oder DATANORM, um Angebote von Großhändlern oder Herstellern direkt in die Kalkulation übernehmen oder Artikelstammdaten importieren zu können.

Problem: Analoge Abwicklung und Dokumentation von Projektaufträgen

Trifft eine Kundenanfrage ein, wird in den meisten Fällen ein Vor-Ort Termin mit Aufmaßerstellung vereinbart und auf Basis aller vorliegenden Informationen ein Angebot erstellt. Bei Beauftragung erfolgen die exakten Kalkulationen und die benötigten Teile werden bestellt.

Alle Aufträge befinden sich in Mappen sortiert und werden in einem Schubladensystem nach Status gelagert. Die Auftragsmappen beinhalten Angebot, Beauftragung, Aufmaß, Kalkulation, E-Mail-Verkehr und die Materialbestellung. Bestellungen werden je nach Hersteller unterschiedlich durchgeführt, z. B. über einen Konfigurator oder – wie in den meisten Fällen – per Fax. Online-Bestellungen bilden die Ausnahme.

Vor der Montage bekommt der Monteur eine Montagemappe (!) mit den für ihn wichtigen Unterlagen – in Papierform. Der Monteur ergänzt im Montageschein handschriftlich die Stunden und hakt ab, was er getan hat. Ist die Arbeit erledigt, unterschreibt der Kunde und bekommt einen Durchschlag. Die Rechnung wird aus dem Angebot erstellt und manuell mit allen wichtigen Punkten aus dem Montagezettel ergänzt.

Die analoge Abwicklung erschwert die Verwaltung aller Aufträge. Es fehlt ein digitales Werkzeug, das alle Aufträge transparent und erkennbar mit Status als Übersicht darstellt.

Die Monteure notieren nur die Arbeitszeit vor Ort. Es werden nicht direkt Rüstzeiten miterfasst. Die Lohnbuchhaltung arbeitet lediglich nach der Stechuhr. Der Außendienst hat das nicht. Die analoge Erfassung der Arbeitszeit bringt Mehraufwand bei der Verarbeitung der entsprechenden Zeiteinträge mit. Das erhöht die Zeit, die für Rechnungsstellung und Lohnabrechnung benötigt wird.

Digitalisierung braucht Beratung

 Beim geplanten Umstieg auf die modernere und umfangreichere Handwerkersoftware eines anderen Anbieters stellte sich bei unserem Beispielbetrieb heraus, dass auch diese Lösung viele im Betrieb benötigten Funktionen nicht bereitstellte. Der angebotene Support entsprach ebenfalls nicht den Erwartungen unseres Beispielbetriebs.

In der Folge wurde durch die Geschäftsleitung die Entscheidung getroffen, das Thema Digitalisierung komplett neu anzugehen. Dazu musste zunächst eine Entscheidungsgrundlage zur Zukunft des Themas „Branchensoftware“ geschaffen werden.

Gemeinsam mit den Experten von 100 PROZENT DIGITAL sollte die Frage geklärt werden, ob die bereits angeschaffte umfangreichere Lösung für den Betrieb möglicherweise doch geeignet ist – oder ob eine neue Branchensoftware gefunden und beschafft werden muss.

Was ist das Ziel der Beratung durch die Experten von 100 PROZENT DIGITAL?

• Die Geschäftsführung in die Lage versetzen, eine wissens- bzw. faktenbasierte Entscheidung zu treffen, ob weiterhin die aktuelle Software oder eine neue Lösung eingesetzt wird.
• Klarheit darüber gewinnen, welche alternativen und für den Betrieb geeigneten Systeme auf dem Markt zur Verfügung stehen.
• Entwicklung eines strukturierten Umsetzungsfahrplans für die Einführung einer neuen Softwarelösung, um dem Betrieb die möglicherweise anstehende Umstellung in weitestgehender Eigenregie zu ermöglichen.

Maßnahme: Zunächst wurde vom Beratungsteam eine umfassende Analyse der Verwaltungsprozesse und der Systemlandschaft durchgeführt, um den IST-Zustand zu ermitteln sowie ein Anforderungsprofil für die Softwarerecherche (Pflichtenheft) zu erstellen.

Dann wurde ein vollständiges Anforderungsprofil für die bestehenden, notwendigen und gewünschten Organisationsprozesse und Systeme erarbeitet, das den gewünschten digitalen SOLL-Zustand definiert. Dieses Profil diente als Basis für eine Recherche auf dem Markt für Branchensoftware. Das Ergebnis war eine Liste mit sechs Softwarelösungen als mögliche „Kandidaten“.

Aufgrund dieses Ergebnisses entstand ein Plan für die Recherche und intensive Überprüfung von infrage kommenden Softwarelösungen sowie für die Einführung einer neuen Software.

Dazu wurde zunächst ein Anforderungskatalog erstellt, dem mögliche Lösungen entsprechen sollen:

 Mobile Lösung für die Auftragsbearbeitung inklusive Zeiterfassung

• Verfügbarkeit der Lösung und aller Daten jederzeit und von überall
• Einfache Nutzung im Homeoffice
• Nutzerverwaltung und Rechtemanagement
• Provisions- und Vertretermöglichkeit
• Individuelle Erstellung von E-Formularen und Checklisten
• Sichere Cloud-Technologie
• Datenschutzkonformität (EU-DSGVO)
• Anlegen von Pflichtfeldern
• Vorformatieren von Feldern
• Anlage freier Felder (benutzerdefiniert)
• Automatische Adressvervollständigung

 Hinzu kommen folgende Module, die enthalten sein sollen:

• Kundendatenmanagement
• Anfragen & Aufgaben
• Kalkulation & Angebote
• Kleinaufträge (Service & Reparatur)
• Wartungsaufträge
• Projektaufträge (Neubau & Renovierung)
• Arbeitszeiterfassung & GPS-Dienste
• Baustellendokumentation
• Terminverwaltung & Ressourcenplanung
• Warenwirtschaft & Lagerverwaltung
• Rechnungswesen & Buchhaltung

Auf der Basis dieses Profils wurden zunächst sechs Softwarelösungen ausgewählt, die einer näheren Analyse und Prüfung durch den Betrieb unterzogen werden. Drei davon konnten mithilfe einer kostenlosen Testversion im Internet direkt einem ausgedehnten Praxis-Live-Test unterzogen werden.

Bei den entsprechenden Live-Tests/Vorführterminen und anschließenden Gesprächen wurden folgende Dinge geklärt:

• Inwieweit stimmt das Anforderungsprofils mit der Leistungsbeschreibung der getesteten Softwarelösungen überein?
• Welchen Support leistet der Hersteller bei der Einrichtung?
• Welchen Support stellt der Hersteller im laufenden Betrieb zur Verfügung?
• Welche finanziellen Fördermöglichkeiten bestehen?
• Hat der Hersteller praktische Erfahrung mit der Umsetzung von Förderprogrammen?
• Wie funktioniert der Stammdatenexport bzw. -import?

Die Umsetzung

Für die Umsetzung des anstehenden Vorhabens hat die Geschäftsleitung im Betrieb ein Projektteam gebildet. Zudem wurde mit Unterstützung der Experten von 100 PROZENT DIGITAL ein Umsetzungsplan aufgestellt, um eine nachvollziehbare To-do-Liste mit konkreter chronologischer Abfolge aller anstehenden Aufgaben zu haben:

• Live-Test von drei Softwaresystemen inklusive Abgleich mit dem Anforderungsprofil
• Durchführung der Erstgespräche mit den Anbietern der Branchensoftwarelösungen und ebenfalls Abgleich mit dem Anforderungsprofil
• Überprüfung der Fördermöglichkeiten für die Einführung einer neuen Branchensoftware
• Finale Entscheidung über das weitere Vorgehen im Bereich Branchensoftware und Entscheidung über deren Auswahl

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