Gute Entscheidungen, mehr Zeit, motivierte Mitarbeiter – moderne Handwerkersoftware machts!
Wie können cloudbasierte Softwarelösungen den Unternehmenserfolg unterstützen? Was haben diese Cloud-Services mit Geschäftsabläufen im Handwerk zu tun? Warum hat der bedarfsorientierte Bezug von Softwarefunktionen, Apps und Speicherplatz mit der Entkopplung von Arbeitsort und Arbeitszeit zu tun? Und welchen konkreten Nutzen können Handwerksunternehmen (und Unternehmer!) für sich gewinnen, wenn sie sich mit diesen und weiteren Fragen rund um Cloud-Services auseinandersetzen?
Gregor Müller beschreibt in diesem Gespräch praktische Vorgehensweisen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen rund um das Thema Digitalisierung, Software und Cloud.
Herr Müller, welche Auswirkungen können Cloud-Services auf die Arbeitsweisen und konkreten Prozesse in Betrieben des Handwerks heute schon haben?
Cloudbasierte Softwarelösungen helfen Handwerksbetrieben dabei, jedem Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die er benötigt. Das Fehlerpotenzial durch beispielsweise einen Handwerkerwechsel im laufenden Auftrag verringert sich, wenn jeder Mitarbeiter vor Ort alle Dokumente einsehen und damit fundierte Aussagen treffen kann.
Zudem bieten webbasierte Softwarelösungen Funktionen, wie z. B. das Erstellen eines Angebots oder die Nachkalkulation eines Auftrags direkt vor Ort, was es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitsschritte mit einem deutlich geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand zu erledigen, weil beispielsweise nicht erst noch der Weg zurück zum Büro angetreten werden muss.
Alle Services, die vor Ort ausgemacht wurden, können auch direkt in die Software eingespeist werden, sodass die anschließende Bestellung der Materialien ebenfalls schneller vonstattengeht. Und natürlich kommen so Angebote und Rechnungen auch wesentlich schneller beim Kunden oder Geschäftspartner an, was sowohl die Kundenkommunikation erheblich vereinfacht als auch die Zufriedenheit deutlich steigert.
Welche strategischen und operativen Vorteile hat ein Handwerksbetrieb, der auf Cloud-Services statt auf sogenannte „On Premise“-Lösungen, also reine Lizenzsoftware, setzt?
Wie ein Pinsel oder eine Bohrmaschine muss für einen Handwerker auch das Software-Tool für die Verwaltungstätigkeiten schnell und einfach funktionieren – es soll die Arbeit erleichtern, nicht noch komplizierter machen.
Wird dann auf eine reine Lizenzsoftware gesetzt, ist das an sich auch schon ein richtiger Ansatz, um die technologische Komplexität weg vom eigenen Unternehmen und hin zu einem externen Dienstleister zu verlagern. Allerdings wird so auch leider viel Geld in der Hoffnung in die digitalen Werkzeuge gesteckt, dass das komplexe Thema IT damit vom Tisch ist. Dabei passen solche Programme aufgrund fehlender Flexibilität in den seltensten Fällen auch tatsächlich zum Unternehmen und seinen Anforderungen, was dann immer wieder zu Problemen führt.
Cloudbasierte Softwarelösungen hingegen sind agiler. Sie können genau an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst werden – z. B. in Bezug auf Auswahl und Skalierung der digitalen Werkzeuge, die gerade benötigt werden.
In den wenigsten Handwerksunternehmen sind IT-Spezialisten zu finden, die sich mit den speziellen Themen des Einsatzes von Cloud-Services im Detail beschäftigen können. Wie lässt sich diese Kluft zwischen fehlendem technischem Know-how und der Notwendigkeit beziehungsweise dem beschriebenen Nutzen von Cloud-Services in Handwerksunternehmen auflösen?
Den meisten Handwerksbetrieben fallen die digitalen Aspekte ihres Unternehmens besonders schwer. Das ist natürlich auch ganz logisch, sie sind es gewohnt, ihre Hände zu benutzen, um kreativ zu gestalten, nicht den halben Tag vor dem Rechner zu sitzen. Aus diesem Grund fällt dem Dienstleister heutzutage eine deutlich verantwortungsvollere Rolle zu als noch vor ein paar Jahren.
Die Auseinandersetzung mit den spezifischen Anforderungen aus der Geschäftsumgebung des Cloud-Kunden wird neben der technischen IT-Expertise ein wesentliches Qualitätsmerkmal des Dienstleisters. Der Servicegedanke rückt in den Vordergrund und die ehrliche fachliche Beratung durch den Dienstleister vor der Cloud-Nutzung wird somit auch ein Erfolgsfaktor für den Cloud-Einsatz im Handwerksunternehmen.
Sie bieten Handwerksunternehmen eine cloudbasierte Lösung an. Welche Bedeutung hat aus Ihrer Erfahrung im täglichen Kontakt mit Handwerksunternehmern deren aktive Nutzung von Cloud-Services hinsichtlich Strategie- bzw. Geschäftsentwicklung und Tagesgeschäft?
Durch die Nutzung von Cloud-Services wird die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern, aber auch deren Vorgesetzten sowie die Informationsverarbeitung einfacher organisierbar. Es gibt keine verwirrende „Zettelwirtschaft“, keine Kommunikationslücken, die zu Fehlern führen, und keinen Vorgesetzten, der verzweifelt versucht, alle Puzzleteile zu einem funktionierenden Gesamtbild zusammenzusetzen.
Im Gegenteil, die Arbeit wird dezentraler und eigenverantwortlicher, der Chef wird entlastet und die Ressourcen besser nutzbar. Durch die so entstehenden Freiräume kann sich auf wichtigere Aspekte, wie z. B. die Geschäfts- bzw. Unternehmensentwicklung, konzentriert werden.
Im Handwerk wird generell über die Schwierigkeit geklagt, motivierte Auszubildende und junge Fachkräfte zu finden. Das erzeugt auch eine Konkurrenzsituation innerhalb der Gewerke. Wie sehen Sie das: Ist die Digitalisierung und mit ihr der Einsatz von Cloud-Services möglicherweise ein Innovationsattribut, mit dem ein Handwerksunternehmen sich gerade bei der Gewinnung und Bindung von wertvollen Mitarbeitern von anderen abheben kann?
Die Digitalisierung und mit ihr der Einsatz von Cloud-Services ist definitiv ein großer Pluspunkt für die Gewinnung von Mitarbeitern. Vor allem die Auszubildenden und jüngeren Arbeitnehmer benötigen und erwarten als Digital Natives den Umgang mit Technik auch in ihrem beruflichen Alltag, schon allein deshalb, weil sie das auch abseits der Arbeit gern und oft tun. Sperren sich Betriebe vor der notwendigen Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe, kann dies sogar wie ein Entschleuniger auf die Auszubildendensuche wirken.
Aber auch für die Bindung alteingesessener Mitarbeiter hat die Digitalisierung von Arbeitsabläufen große Vorteile. So können die Arbeitsbedingungen durch den Einsatz digitaler Tools deutlich verbessert werden, beispielsweise indem Routinen automatisiert und somit reduziert werden. Die Arbeit wird vielfältiger, anspruchsvoller und interessanter, was wiederum für eine deutliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sorgt.
Cloud-Services haben direkte Auswirkungen auf die Arbeitsweisen im Unternehmen. Wie und wie intensiv sollten Ihrer Meinung nach die Mitarbeiter in die Auswahl von digitalen Werkzeugen aus der Cloud eingebunden werden? Und wie handhaben das Ihre Kunden?
Die Mitarbeiter sind die Experten der Prozesse. So wie wir als Dienstleister die Spezialisten für alle technischen Fragen im Hintergrund sind, sind die Handwerker die Sachkundigen, wenn es um das Berufsfeld an sich und die dafür benötigten Tools geht.
So können sie uns beispielsweise wertvolle Informationen darüber geben, welche Funktionen wie digitalisiert und in die Cloud „gehoben“ werden können bzw. sollten, damit es für die alltäglichen Abläufe Sinn ergibt. Diese Vorgehensweise erleichtert uns Dienstleistern nicht nur die Aufgabe, den Service bestmöglich an den Betrieb anzupassen, sondern steigert auch das Selbstvertrauen der Mitarbeiter sowie das Vertrauen in das Unternehmen und mithin die Bindung zwischen beiden.
In vielen Handwerksunternehmen machen die administrativen Aufgaben einen großen Teil des Arbeitsaufwandes aus. Wie können Cloud-Services helfen, hier den „Kopf freizubekommen“?
Zusätzlich zu den Handwerkersoftwares, die auf den eigenen Berufsalltag abgestimmt sind und die täglichen Aufgaben erleichtern, gibt es auch zahlreiche branchenunabhängige Office-Lösungen aus der Cloud, die mit ihren umfangreichen Funktionen das Büro noch zusätzlich entlasten können. Dazu zählen beispielsweise Planungstools, die das Handling von Projekten, Terminen oder Ressourcen vereinfachen, Kommunikationstools für Videokonferenzen oder Messenger.
Viele Unternehmer befürchten immer noch, dass ihre Daten in der Cloud nicht sicher sind. Auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat hier einige Anforderungen mit ins Spiel gebracht. Können Sie hier Befürchtung entkräften und wie gehen Sie mit dem Thema um?
Cloud-Services werden immer von IT-Experten angeboten. Das bedeutet, dass auch immer professionelle Schutzmechanismen zum Einsatz kommen – schon allein aufgrund der aktuellen Gesetzgebung müssen Cloud-Dienstleister dafür Sorge tragen, dass Kundendaten zu jeder Zeit sicher untergebracht sind. So werden bei „Das Programm“ beispielsweise alle Daten auf Servern in Deutschland gespeichert und bei Beendigung des Vertragsverhältnisses in der vom Kunden gewünschten Form an ihn zurückgegeben.
Gerade dezentral arbeitende Handwerksunternehmen oder Filialbetriebe können mit Kommunikationsservices aus der Cloud – Stichwort Messenger – unkompliziert Nachrichten und Informationen zwischen Mitarbeitern digital austauschen. Auch hier gibt es datenschutzrechtliche Aspekte. Wie kann ein Unternehmen dafür sorgen, dass er auf der „sicheren Seite“ bleibt, wenn er einen Messenger in der Kommunikation einsetzt?
Die Nutzung von Messengerdiensten kann für einen Betrieb sehr nützlich sein, gerade in Bezug auf die unkomplizierte und schnelle interne Kommunikation. Allerdings kann der Gebrauch von zu vielen verschiedenen Tools auch schnell für Chaos sorgen, wenn Informationen untergehen oder nicht schnell genug gefunden werden, weshalb wir bei „Das Programm“ für eine bessere Übersicht gleich eine Chatfunktion in unsere Softwarelösung integriert haben.
Muss auf externe Messenger für die Kommunikation im Unternehmen zurückgegriffen werden, weil der Cloud-Dienstleister diese Funktion nicht mit anbietet, ist es wichtig, immer ein DSGVO-konformes Tool auszuwählen. Das heißt, Unternehmen sollten immer darauf achten, dass die Kommunikationsserver in Deutschland stehen und der Messenger alle Nachrichten verschlüsselt.
Was empfehlen Sie: Wie sollte der Start eines Cloud-Projektes aussehen, wie die Vorgehensweise bei der Einführung der digitalen Werkzeuge und wie kann eine Erfolgskontrolle erfolgen?
Begonnen werden sollte immer mit der Auswahl des richtigen und zum Unternehmen passenden Dienstleisters mit Mittelstands- und bestenfalls Branchenverständnis. Ist dieser gefunden, können Zielvorgaben festgelegt und die Einführung Schritt für Schritt angegangen werden.
So eine Umstellung ist immer Learning by Doing und viel einfaches Ausprobieren. Statt alles im Voraus genau durchzuplanen, was dann ohnehin meist gar nicht vollkommen umsetzbar ist, ist es hilfreich, Anpassungen während des laufenden Prozesses vorzunehmen, wann immer auffällt, dass etwas nicht oder in anderer Form besser funktionieren könnte. Währenddessen können auch immer wieder Erfolgskontrollen durchgeführt werden, um zu überprüfen, ob die Zielvorgaben erreicht werden.
Können Sie konkrete Beispiele aus Ihrer Praxis nennen, in denen ein Handwerksunternehmen in Sachen Produktivität besonders stark vom Einsatz eines oder mehrerer Cloud-Services profitiert hat?
Tatsächlich profitieren Unternehmen immer vom Einsatz digitaler Tools – sei es monetär, in puncto Mitarbeiterzufriedenheit, Zeitersparnis, Flexibilität oder eben Produktivität.
In der Zusammenarbeit mit einem Familienbetrieb hat sich Letzteres deutlich geäußert, als sie sich entschlossen, papierfrei zu werden. Das betraf unter anderem die Einsatzplanung und Zeiterfassung, das Aufmaß, die Angebotserstellung, die Auftrags(nach)kalkulation, die Dokumentation und das Abnahmeprotokoll sowie die abschließende Rechnung.
Durch die Umstellung auf eine rein digitale Arbeitsweise konnten sie die Effizienz ihres Betriebs von 70 auf 95 Prozent steigern.
Herr Müller, wir bedanken uns für das interessante Gespräch!
