Papierstapel bewirken das Gegenteil von Effizienz: Informationen und Daten sind nicht im Zugriff, wenn Sie sie schnell benötigen. Aktuelle Auswertungen für die Beurteilung von wirtschaftlichen oder terminlichen Entwicklungen von Kundenprojekten sind kompliziert, langwierig und potenziell ungenau.
Wenn Sie dagegen auf die papierlose Dokumentation und Archivierung Ihrer Projektunterlagen in einer digitalen Bauakte setzen, hilft Ihnen die damit automatisch entstehende Ordnung dabei, jederzeit die Übersicht zu behalten:
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Ihre Arbeitsvor- und -nachbereitung wird deutlich erleichtert.
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Sie können den Regeln und Vorschriften der Dokumentationspflicht besser entsprechen und gewinnen so mehr Rechtssicherheit.
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Sie können Umfang und Qualität Ihrer Arbeit jederzeit nachweisen.
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Sie sind immer perfekt organisiert.
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Sie können zeitnah und exakt auf Rückfragen reagieren.
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Sie werden effizienter und können im Sinn eines guten Kundendienstes serviceorientierter arbeiten.
Umfassende Digitalisierung als Voraussetzung
Die digitale Bauakte verlangt nach digitalen Daten und Dokumenten. Sie müssen also die damit zusammenhängenden Prozesse Ihres Betriebs schon weitestgehend digitalisiert haben.
Arbeiten Sie aktuell mit einer klassischen Handwerker-Branchensoftware? Dann sollten Sie bei Ihren Überlegungen zur Einführung einer digitalen Bauakte zunächst folgende Fragen klären:
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Kann Ihre Handwerkerlösung alle wichtigen Funktionen der Baustellendokumentation digital abbilden und aus den so entstehenden Daten eine digitale Bauakte weitestgehend automatisch erstellen?
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Kann sie die bei Ihnen im Unternehmen ablaufenden Prozesse einfach und strukturiert abbilden?
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Ist sie mit Datenschnittstellen ausgestattet, um Daten mit in Ihrem Betrieb intern genutzten ergänzenden Programmen oder mit Lösungen Ihrer Geschäftspartner (Architekten, Großhandel, Steuerberater etc.) automatisch austauschen oder gemeinsam nutzen zu können?
Moderne, cloudbasierte Handwerkerlösungen bieten digitale Bauakten in vielen Fällen bereits als integrierten Bestandteil ihrer Funktionen oder als Option mit an.
Hier die Vorteile und Innovationsschritte, die mit der digitalen Bauakte „automatisch“ einhergehen:
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Sie gestalten schon vor Einführung der digitalen Bauakte möglichst viele Abläufe in Ihrem Betrieb papierlos!
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Sie statten Ihre Mitarbeiter mit den für ihre jeweiligen Aufgaben geeigneten Endgeräten aus und vernetzen sie mit cloudbasierten Systemen!
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Sie wählen einen IT-Dienstleister bzw. -Lösungsanbieter, der die Abläufe in Ihrem Betrieb versteht und dessen Software bzw. Apps diese auch abbilden können!
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Sie nutzen cloudbasierte Software und mobile Apps, die über die in Ihrer Branche gängigen bzw. in Ihrem Betrieb benötigten Datenschnittstellen verfügen!
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Sie können Informationen aus der digitalen Bauakte nutzen, um Ihren Geschäftspartnern aktiv konkrete Mehrwerte über die reine Dokumentation hinaus zu bieten!
Fazit
Der ideale Weg, die Baustellendokumentation digital abzubilden, befindet sich natürlich im Auftrags- und Projektmanagement Ihrer Branchensoftware. Wenn die bei Ihnen eingesetzte Branchenlösung diese Funktion anbietet, dann sollten Sie das unbedingt nutzen. Wenn nicht, gibt es die Möglichkeit, die Dokumentation und digitale Bauakte über eine externe (cloudbasierte) Software bzw. App zu organisieren.
Mit einer cloudbasierten Software für die digitale Bauakte vernetzen Sie Ihre projektbezogenen Informationen. Diese sind jederzeit wieder abrufbar. Durch die stets aktuelle Baustellendokumentation können Sie auch Anfragen Ihrer Kunden zu deren Projekten jederzeit beantworten – egal, wo Sie sich gerade befinden. Sie müssen nicht wissen, in welchem Aktenordner ein Schriftstück oder ein Datenblatt steckt. So vermeiden Sie unnötige To-do- bzw. Rückruflisten, Suchaktionen und – nicht zuletzt – Stress durch Zeitdruck.
(Erstveröffentlichung: forum handwerk digital, 12/2022)
