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So funktioniert heute die digitale Kommunikationskultur

©pexels

Zusammenarbeit sollte sich heute in jedem Unternehmen – neben den sicher immer noch wichtigen persönlichen oder telefonischen Besprechungen – über digitale Werkzeuge wie Projektplattformen, Kommunikations-Apps und Online-Speicher definieren.

Ziel ist schlichtweg, durch lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Aufgabenstellungen für mehr Effizienz aller Beteiligten zu sorgen. Idealzustand: Im Team hat jeder über das Online-Projektmanagement im Internet automatisch mit dem Smartphone, Tablet, Notebook oder Büro-PC Zugriff auf alle ihn betreffenden Informationen, Pläne und Nachrichten. Es gibt so von allem nur eine zentral abgelegte Datenbasis. Ein „Traum”, der Ordnung schafft und für die Gewissheit sorgt, die „Sache im Griff“ zu haben – und das unabhängig von Ort und Zeit. Das gilt sowohl für den „Chef“ als auch für die „Truppe“.

Von dieser Art der Zusammenarbeit können selbstverständlich auch Kunden und Geschäftspartner profitieren.

Vergebliche Versuche, einen Ansprechpartner – intern wie extern – zu erreichen, können frustrierend sein. Egal, ob nun der Kunde dringend eine ausgefallene Heizung repariert haben will oder der Installateur unbedingt Zugang zu einem verschlossenen Aufzug-Maschinenraum braucht.

Anwesenheits-Features in digitalen Kommunikations-Apps signalisieren, ob und wie jemand gerade erreichbar ist. Das spart Zeit und Nerven, erhöht den Durchsatz, macht Kunden zufriedener.

Aber auch interne „Abstimmungsrunden“ können kürzer werden oder ganz entfallen, wenn Teams digital arbeiten.

Ziel der digitalen Zusammenarbeit sollte sein, bestehende Kommunikationskanäle wie E-Mail, Telefon, Fax und persönliche Vor-Ort-Termine um zeitgemäße praktische Kontaktmöglichkeiten zu ergänzen. Das verbessert die Erreichbarkeit und bietet außerdem mehr Chancen zum direkten, unkomplizierten Austausch – sei es im Unternehmen, mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern.

Solche „Zusatzkanäle“ könnten beispielsweise sein:

Instant Messenger (IM)

Instant Messenger sind einfach zu bedienen. Es handelt sich dabei um kleine Programme, die zum Beispiel „WhatsApp“ ähneln. Anstatt per förmlicher E-Mail kann eine Frage schnell und ohne Umschweife gestellt werden und erreicht den Empfänger direkt. Je nach Messenger-Programm können neben schnellen Textnachrichten darüber bei Bedarf auch Dokumente und Bilder verschickt oder sogar ein Videochat geführt werden.

Telefonkonferenzen

Mittlerweile lassen sich „Telkos“ einfach per Mausklick aus einer entsprechenden Anwendung heraus initiieren. Es müssen keine Nummern mehr eingegeben werden. Weitere Teilnehmer werden, auch während des Gesprächs, einfach per „Drag-and-Drop“ hinzugefügt. Mehrere Personen erhalten so gleichzeitig Informationen aus erster Hand.

Videokonferenzen

Diese digitale Kommunikationsform kommt dem persönlichen Gespräch am nächsten. Zum Beispiel können erfahrene Monteure einem neuen Kollegen via Handy-Kamera mit Blickkontakt auf eine „Situation“ helfen, ein Problem zu lösen.

Webinare

Webinare eignen sich für moderierte Präsentationen an mehrere Personen gleichzeitig. Zum Beispiel kann man hier als SHK-Unternehmer die Umsetzung für ein größeres Sanierungsprojekt in einem „Durchgang“ dem Planer, dem Kunden und weiteren Beteiligten via Internet vorstellen.

Anwesenheitsmeldungen

In digitalen Kommunikationsprogrammen zeigen Anwesenheitsmeldungen, welcher Kollege aktuell verfügbar oder beschäftigt ist. Gleichzeitig erfährt man, wann der gewünschte Gesprächspartner wieder erreichbar ist. Oder man kann aus der Liste verfügbarer Kollegen jemand anderen kontaktieren.

(Redaktionshinweis: Dieser Beitrag wurde im Auftrag von Richter+Frenzel von Redakteuren der G+F Verlags- und Beratungs GmbH erstellt. www.gf-vb.de ©)