Warum ein „digitaler Workspace“ den gesamten Arbeitsprozess dynamisiert

Montage, Wartung, Reparatur, Service – ein wichtiger Erfolgsfaktor im Handwerk sind die Mitarbeiter im Außendienst, die Qualität ihrer Arbeit, ihre Effizienz und die daraus resultierende Produktivität. Eine logische Konsequenz aus dieser Erkenntnis ist, die Stellschrauben weiter – am besten digital – zu justieren. Ein interessanter Ansatz wäre, einen „digitalen Workspace“ bereitzustellen, der es ermöglicht, gemeinsam auf Daten und Wissen zuzugreifen.

Unter einem digitalen Workspace ist eine zentrale, über das Internet erreichbare Arbeitsplattform zu verstehen. Die Basis dafür kann zum Beispiel ein cloudbasiertes, also von einem Dienstleister im Internet bereitgestelltes ERP-System sein. Hier werden alle für die Arbeit benötigten Daten und Informationen, wie betriebswirtschaftlich relevante Zahlen, technische Dokumentationen, Produktinformationen und Baustellenprotokolle, orts- und zeitunabhängig zentral und aufgabenbezogen erfasst und aufgabenbezogen zur Verfügung gestellt. Die Erfassung der während der Arbeit vor Ort anfallenden Daten erfolgt direkt vor Ort mithilfe von mobilen Apps auf einem Smartphone oder Tablet. Diese sind für den Datenaustausch idealerweise entweder direkt per Mobilfunk über das Internet mit dem digitalen Workspace verbunden oder sie synchronisieren sich automatisch spätestens bei der nächstmöglichen Verbindung mit dem WLAN des Betriebs.

Mehr Produktivität

Fachkräfte – egal ob in der Forschung, in der Fertigung oder im Handwerk – sind heute auch Wissensarbeiter (Knowledge Worker). Junge, gut ausgebildete Handwerker besitzen schon altersbedingt eine hohe Online-Affinität. Sie erwarten, dass sie „ihre“ handwerkliche Leistung schnell, durchgängig und professionell „in einem Zug“ erbringen können.

Dazu gehört zum Beispiel, dass sie die für die spezifische Anlage benötigten Wertetabellen, Messgeräte und sonstigen Werkzeuge schon bei der ersten Anfahrt (digital) im Zugriff haben. Dass Nachfragen zu technischen Problemen oder Entscheidungen bei Bedarf selbstständig erledigt werden können. Dass die Nachbestellung von Ersatzteilen vom Kunden aus erfolgen kann. Dass alle ausgeführten Arbeiten korrekt dokumentiert werden. Dass dem Kunden die Höhe der anfallenden Kosten vor Ort via Rechnung mitgeteilt werden kann.

Der digitale Workspace ermöglicht dies und steigert so die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Er macht es außerdem auch möglich, dass sie mehr Verantwortung übernehmen sowie Entscheidungen aufgrund verlässlich verfügbarer Informationen selbst treffen können. Nicht nur Hierarchie- und Beziehungssysteme verändern sich dadurch, auch Verhaltensformen, Regeln und die Geschwindigkeit, mit der Arbeitsabläufe und Aufträge insgesamt erledigt werden können.

Wissen und Kommunikation werden virtuell(er)

Die Gestaltung des digitalen Workspace – egal ob für den Chef, das Sekretariat, die Buchhaltung, den Disponenten oder den Monteur im Kundendienst – ist nicht von bestimmten Endgeräten wie PCs oder einem physischen Raum wie dem Handwerkerbüro abhängig.

Jeder bezieht die benötigten Informationen via Internetverbindung und optimal orchestrierte Cloud Services. Das funktioniert zum Beispiel mit Handy und mobiler App aus der Online-ERP-Lösung. Oder via Tablet und Internetbrowser aus dem im Firmen-Intranet abgelegten technischen Handbuch. Oder über den Laptop, der durch den Zugriff auf die Kundendaten digitale Rechnungen erzeugen und deren direkten digitalen Versand auslösen kann.

Die Wege der Kommunikation und die Regeln können an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Gespräche von Außendienstmitarbeitern mit der Supporthotline eines Anlagenherstellers und die gleichzeitige gemeinsame Durchsicht von digitalen Wartungshandbüchern oder die Bewertung von Situationsfotos vom Kundenstandort sind bei Bedarf ad hoc möglich – zum Beispiel per Messenger-App, im Chat oder per Videotelefonie.

Das gesamte Unternehmen profitiert

Auch die Rolle des Chefs verändert sich durch die sich daraus ergebende breitere Verteilung von Verantwortung auf mehr Personen. Hierarchien verflachen sich. Ressourcen werden frei und lassen sich vom Tagesgeschäft auf strategische unternehmerische Aufgaben oder übergeordnete Entscheidungsprozesse verlagern.

Fazit

Die digitale Erfassung und Bereitstellung von Wissen in den virtuellen Strukturen eines digitalen Workspace verändert, vereinfacht und beschleunigt die Art des Umgangs mit diesem Wissen zum Vorteil des Betriebs: Das Teilen von persönlichen Erfahrungswerten in der Arbeit wird zum Prinzip, jeder kann von jedem profitieren. Das gesamte Unternehmen kommt so schneller und besser voran. Kunden können besser zufriedengestellt werden. Die Produktivität steigt.

Je einfacher es ist, die Benutzung der eingesetzten digitalen Werkzeuge zu lernen, umso größer sind die Akzeptanz und der Erfolg ihres Einsatzes. Die Virtualisierung und Mobilisierung der IT-Arbeitsplätze mithilfe passender, erprobter Hardware, Software, Apps und Cloud Services ist also ein entscheidender Faktor.

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