Bürodigitalisierung mit ZUGFeRD – so steigern Sie Ihre Produktivität sofort

ZUGFeRD (kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bedeutet die digitale Standardisierung in der automatischen Rechnungsverarbeitung und ist die Basis für den einheitlichen digitalen Rechnungsaustausch. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland wurde auf Beschluss des Deutschen Bundestages von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. gegründet.

Echte Digitalisierung ermöglicht Automatisierung

Der Standard ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument Rechnungsdaten im XML-Format. Die Rechnungen werden zwar in einem gewöhnlich aussehenden PDF-Dokument verschickt, die Daten aber zusätzlich in einer unsichtbar eingebetteten, standardisierten Datenstruktur mit übertragen. Diese Daten sind somit automatisch zwischen unterschiedlichen Buchhaltungssystemen austauschbar – ohne fehleranfällige und zeitraubende manuelle Zwischenschritte.

Produktivität rauf, Kosten runter

Die Vorteile dieser „echten“ Digitalisierung des Rechnungsaustausches liegen auf der Hand: Die Produktivität im Büro wird gesteigert, die Kosten für Arbeitszeit gesenkt, außerdem zieht digitale Ordnung ein. Darüber hinaus können Sie die Rechnungsdaten auch automatisch an Ihren Steuerberater übermitteln, sofern er mit der DATEV zusammenarbeitet.

Wenn Ihre Buchhaltungs- oder Branchen-Software ZUGFeRD-kompatibel ist, können Sie Zeit und Geld sparen. Fragen Sie also Ihre Lieferanten, ob sie Ihnen Rechnungen statt auf Papier mit der Post oder als klassisches PDF per E-Mail lieber im ZUGFeRD-Format zustellen können.

Digitalisierung bedeutet Standardisierung

Übrigens ist es auch für Sie sinnvoll, Ausgangsrechnungen via ZUGFeRD erstellen und versenden zu können: Ab 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, nur noch über ZUGFeRD abzurechnen. Wenn Sie nicht vorbereitet sind, bleiben Sie in diesem Bereich außen vor!

Auf dem forum handwerk digital im Rahmen der R+F-Hausmesse RIFA 2018 wurden ZUGFeRD und seine Vorteile in einem informativen 30-minütigen Vortrag vorgestellt, den Sie sich hier anschauen können.