Digitale Baustellendokumentation – darauf kommt es an!

Dass auf einer Baustelle alles nach Plan läuft, kommt selten vor. Unvorhergesehene Zwischenfälle, schlechtes Wetter, Schwächen in der Kommunikation oder das Fehlen von Bauteilen – die Liste der Störfaktoren ist lang. Umso wichtiger ist eine digitale Baustellendokumentation. Wer diese nicht als lästiges Übel, sondern als wertvolle Unterstützung begreift, wenn es um die Effizienz von Arbeitsprozessen im täglichen Baustellengeschehen geht, der kann nur profitieren. Letztlich beginnt die digitale Baustellendokumentation im Kopf. Die Entscheidung, sich von der Zettelwirtschaft loszusagen, bedeutet auf lange Sicht, unnötige Kosten, ineffizientes Zeitmanagement und Ärger mit den Auftraggebern deutlich zu minimieren. Denn Fehler auf der Baustelle sind teuer.

Voraussetzung für eine digitale Baustellendokumentation ist eine „digitale Bauakte“. Mit ihr wird das Baustellengeschehen transparent, beweiskräftig und damit rechtssicher dokumentiert. In der digitalen Bauakte werden sämtliche Informationen bezüglich Baustelle, Werkstatt und Büro zentral erfasst, gespeichert und optimiert. Kunden, Lieferanten, Bauherren, Lager und verschiedene Gewerke sind unabhängig vom Standort in das System der digitalen Bauakte eingebunden. Damit sind alle Projekte von den entsprechenden Mitarbeitern/Akteuren einsehbar und nutzbar.

Was kann eine digitale Baustellendokumentation bieten?

Verwaltung digitaler Baupläne

Physische Baupläne auf der Baustelle sind oft umständlich in der Handhabung, auch Aktenordner mit baustellenrelevanten Daten sollten zunehmend der Vergangenheit angehören. Baupläne lassen sich mit digitalen Baustellenlösungen von stationären Rechnern auf mobile Endgeräte wie Handy und Tablet speichern und stehen so auf der Baustelle im aktuellen Prozess allen zur Verfügung. Die digitalen Pläne bilden die Grundlage für eine reibungslose Baustellendokumentation, denn in ihnen lassen sich beispielsweise Mängel mit sogenannten Pins erfassen, die dann von anderen Mitarbeitern ebenfalls gesehen werden können.

Bautagebuch

Da an jedem Tag auf der Baustelle andere Bedingungen herrschen, wie zum Beispiel Wetterverhältnisse, Projektänderungen, Verzug, Krankenstand etc., die den reibungslosen Arbeitsprozess durchkreuzen, ist ein Bautagebuch von Vorteil. Hier werden alle Baustellengeschehnisse dokumentiert und für andere selektiert freigegeben. Dies ist insbesondere auch im Hinblick auf erbrachte Leistungen für den Auftraggeber von zentraler Bedeutung. Im digitalen Bautagebuch können Angaben zu Baufortschritt, zu aktuellen Aktivitäten, zur Bauüberwachung, zu anwesenden Firmen oder auch zum Einsatz von Geräten erfasst werden. Besonders bei Beschwerden oder für die Erstellung von Behinderungsanzeigen kann so verlässlich geprüft werden, welche Umstände zu einer Verzögerung oder Planänderung geführt haben. Bei vielen Anwendungen werden aufgrund der Datenlage in solchen Fällen im Hintergrund bereits automatisch Prozesse, wie der Versand der Behinderungsanzeige, ausgelöst.

Fotos und Videos dienen hier einer visualisierten Dokumentation, die unter anderem dank Handykameras von unschätzbarem Wert sind und zusammen mit Notizen oder Sprachdokumenten unkompliziert zu handeln sind. Denn die meisten Mitarbeiter sind bereits bestens mit digitalen Diensten, wie WhatsApp, Facebook, Instagram, die von der Benutzeroberfläche her ähnlich funktionieren (Bild hochladen, Text dazu, abschicken), bestens vertraut.

Die meisten Anwendungen sind darüber hinaus mit der Möglichkeit einer digitalen Unterschrift direkt auf den mobilen Endgeräten ausgestattet.

Zeiterfassung

Wer hat wie lange gearbeitet? Nachträglich Zeiten erfassen birgt eine hohe Fehlerquelle und kostet Zeit. Nachfragen aus der Buchhaltung und das Durchsteigen durch den oft chaotischen Zettelwust sind nervig. Mit mobiler Zeiterfassung werden Anfangs- und Endzeiten, Pausen, Arbeitsunterbrechungen – zum Beispiel wegen Wetter- oder Baubehinderungen – ganz easy erfasst. Auch ohne Netz. Denn eine gute digitale Baustellenanwendung läuft in der Regel auch offline. Mit einer Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung können die Daten gleich ins System übernommen und Lohnabrechnungen generiert werden.

Protokollierung von Leistungen

Regieleistungen, Nachunternehmerleistungen oder Angaben über den Tagelohn können übersichtlich im System abgelegt werden. Im Büro können die entsprechenden Abteilungen/Mitarbeiter die Infos abgreifen und direkt verwerten. Sei es, dass die Daten gleich ins Lohn- und Gehaltssystem des Unternehmens einfließen oder die verschiedenen Leistungen auf der Baustelle mit dem Abrechnungsprogramm gekoppelt sind, um so anhand verlässlicher Daten Rechnungen zu erstellen.

Erfassung von Spesen und Auslagen

Auch Spesen und Auslagen, die beispielsweise durch Subunternehmer entstehen, werden exakt erfasst und im besten Fall automatisch an die Lohnabrechnung digital weitergereicht.

Bestands- und Mängelerfassung

Bestandserfassung, Zustandsberichte, Mängel und Nutzungsschäden zu dokumentieren ist mit einer digitalen Baustellendokumentation mühelos zu bewerkstelligen. So können zum Beispiel Mängel direkt im Bauplan gekennzeichnet werden. Die Software kann daraufhin Aufgaben generieren und diese bestimmten Personen zuweisen. Der zuständige Mitarbeiter bzw. die zuständige Stelle erhält dann, ähnlich wie beim Messengerdienst WhatsApp, beispielsweise ein Foto mit der Beschreibung des Mangels – im Optimalfall mit Fälligkeitsdatum.

Fazit

Selbst bei akribischer Dokumentation wird es für Handwerksunternehmen zunehmend schwieriger, alle relevanten Daten auf der Baustelle auf konventionellem Weg vorzuhalten, zusammenzuführen und auszuwerten. Eine cloudbasierte digitale Baustellenlösung unterstützt und vereinfacht Übergaben und Abstimmungen, wodurch Fehler und unnötige Arbeitsschritte vermieden werden können, indem sie eine smarte Multichannel-Kommunikation ermöglicht. Vor allem auch, um den Überblick über die Baustelle zu behalten, bieten die digitalen Assistenten eine hohe Flexibilität und Effizienz. Nicht zuletzt werden sie außerdem der Forderung des Auftraggebers nach einer transparenten Dokumentation der Handwerksleistung gerecht.

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