5 Tipps: Warum die Digitalisierung absolut nichts mit dem starren Ersetzen von PC und Server zu tun hat!

Wenn es um die Digitalisierung von Unternehmen geht, werden nicht einfach vorhandene Abläufe durch neue ersetzt. Es geht vielmehr um die Weiterentwicklung des Geschäfts, aber auch um neue Denkansätze bei allen unternehmensrelevanten Aufgabenstellungen.

Deshalb ist es unumgänglich, eine digitale Roadmap zu erstellen, mit der von der Analyse über die Strategie bis hin zur Umsetzung jeder Schritt geplant wird. Je nach Anforderung könnte als Erstes eine kollaborative, durch digitale Tools unterstützte Teamarbeit über alle Abteilungen hinweg eingeführt werden.

Digitalisierung schafft Flexibilität

Bei der Analyse der bestehenden Abläufe wird häufig eines besonders auffallen: fehlende Flexibilität. Deshalb sollten sowohl administrative als auch produktive Geschäftsabläufe flexibilisiert und für die Digitalisierung „fit“ gemacht werden. Drei Aspekte bestimmen diesen Prozess: Vernetzung, Automatisierung und Cloud Computing.

5 Digitalisierungstipps für mehr Prozesseffizienz:

1. „Schubladendenken“ ist kontraproduktiv

Sie und Ihre Mitarbeiter sollten abteilungs-, funktions- und projektübergreifend denken und handeln, auch auf IT-Ebene. Da unterschiedliche Abläufe aus der Kommunikation, dem Projektmanagement, dem Wissens- und Contentmanagement aufeinandertreffen, fordert eine kollaborative Zusammenarbeit die „nahtlose“ Verknüpfung der im Unternehmen für unterschiedliche Aufgaben eingesetzten IT-Lösungen. Das bedeutet das Ende der (oft mit Fehlern behafteten) manuellen Mehrfacherfassung von Daten, beispielsweise von Stundenzetteln, Materialscheinen, Fahrtenbüchern, Lagerlisten, Lieferscheinen, Maschinenjournalen etc., in unterschiedlichen Softwareprogrammen. So sparen Sie jede Menge Arbeit und Zeit, bekommen dafür Übersicht, Struktur und Klarheit in Ihren „Laden“.

2. Wertschöpfende Daten

Um mehr Umsatz zu generieren, sollten Sie Daten als wichtige Ressource begreifen. Nur wenn Ihre Geschäftsabläufe nahtlos ineinandergreifen, ist eine optimale Wertschöpfung möglich. Dafür sorgt eine durchgängige Ablaufgestaltung, auch was die IT und Datenhaltung bzw. -verarbeitung betrifft: vom Erfassen, Auslesen und Klassifizieren aller eingehenden Informationen über den (automatisierten) Export in unterschiedliche Systeme der Unternehmensbereiche bis hin zur automatisierten Verarbeitung – etwa in einem ERP-System, mit dem Sie jederzeit und überall den Überblick über Ihr Unternehmen, alle seine Ressourcen und den tatsächlichen Status der unterschiedlichen Projekte behalten.

3. Alle Prozesse virtualisieren

Alle datengetriebenen Prozesse können virtualisiert werden. Das ist heute Standard! Auch unstrukturierte Daten aus sozialen Netzwerken, textbasierter Unternehmenskommunikation, Bildern und Videos lassen sich somit strukturieren. Erst so werden sie für virtuelle Anwendungen – beispielsweise in der Cloud – verfügbar und vor allem auswertbar. Virtualisierung senkt durch Automatisierung den administrativen IT-Aufwand, spart Kosten ein und sie macht Ihr Unternehmen am Ende auch schneller.

4. Cloud macht unabhängig

Die bisher empfohlenen Maßnahmen steigern die Effizienz und die Flexibilität Ihres Unternehmens. Allerdings nicht, wenn Sie weiter Insel-Softwarelösungen einsetzen. Wahre Unabhängigkeit bei Investitionen, dem Betrieb und dem benötigten Leistungsumfang bietet Ihnen nur Cloud Computing – insofern Sie bei der Auswahl der Cloud-Dienste darauf achten, dass alle Systeme miteinander funktionieren und Daten gemeinsam nutzen können.

5. Autonomie für Fachabteilungen

Von dieser Unabhängigkeit profitieren auch die einzelnen Fachabteilungen, da mit Cloud Computing die IT-Investitionen sinken und das nicht gebundene Kapital für Projekte im operativen Geschäft oder Investitionen im Umfeld des Kerngeschäfts zur Verfügung steht. Das durch Cloud Computing verbesserte Kosten-Nutzen-Verhältnis in der IT wird dazu führen, dass viel eher digitale Innovationen eingeführt werden und die Fachabteilungen eine größere Autonomie bei der Auswahl der passenden Lösungen erhalten können.

Also: Wenn Sie akzeptieren, dass Digitalisierung nichts mit dem starren Ersetzen einer (unternehmenseigenen) IT-Landschaft durch die nächste zu tun hat, werden Sie Schritt für Schritt Unternehmensabläufe schaffen können, die sich gegenseitig potenzieren.

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