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Besser organisiert durch die papierlose Baustelle

Der Alltag auf Baustellen läuft selten reibungslos. Zwischenfälle, Verzögerungen, Schwächen in der Kommunikation, fehlendes Material … sicher kommt Ihnen das bekannt vor. Dort, wo viele verschiedene Menschen, Gewerke, Firmen, Subunternehmer etc. zusammenarbeiten müssen, ist das auch kein Wunder. Termine exakt einzuhalten wird schnell zum Stressfaktor. Fehler und Zeitverzug kosten richtig Geld. Digitale Technologien wirken hier als Problemlöser Nummer eins. Denn mit ihnen werden Fehler nicht nur auf ein Minimum reduziert. Auch die Mitarbeiter arbeiten effizienter, Abläufe werden transparenter, die Kundenzufriedenheit steigt. Deshalb sollten Sie Schritt für Schritt die papierlose Baustelle einführen. 

Was bringt mir die papierlose Baustelle?

Das „Zauberwort“ lautet: digitale Bauakte. Denn hier werden alle Dokumente, die für den kompletten Bauablauf benötigt werden, gesammelt und aktualisiert. Doch nicht nur das: Alle Mitarbeiter greifen immer auf brandaktuelle Daten zu. Das bedeutet: Sowohl der Inhaber des Handwerksbetriebes kann von unterwegs Baufortschritte und Baustellenaktivitäten einsehen als auch die Mitarbeiter im Backoffice, die normalerweise bis zum Ende des Tages und in vielen Fällen sogar bis zum Ende der Woche warten müssen, bis alle Daten für die Weiterverarbeitung – die Rechnungsstellung, Lohnbuchhaltung – vorliegen.

Viele Handwerksunternehmen arbeiten mit einer Branchenlösung, die unzählige Funktionen bietet, wie zum Beispiel Kalkulationen und Abrechnungen. Der Nachteil: Wie kommen die Daten auf die Baustelle, also dorthin, wo sie gebraucht werden? Und umgekehrt: Wie kommen wichtige Daten von der Baustelle ins Büro, um dort lückenlos verarbeitet werden zu können? Spät am Abend oder Tage später. Verzögerungen sind vorprogrammiert.

Wir sagen Ihnen, auf welche Vorteile Sie sich im Einzelnen mit einer digitalen Bauakte einstellen können:

Baupläne – digital sind sie im Handling unschlagbar

Originalpläne auf Papier sind nicht mehr wirklich zeitgemäß. Warum? Weil Sie mit digitalen Plänen viel sauberer und genauer arbeiten können. Zum einen von der Handhabung her – große Pläne brauchen Platz –, zum anderen sind digitale Baupläne weniger fehleranfällig und Planänderungen unkompliziert in Echtzeit möglich. Bei digitalen Baustellenlösungen werden die Pläne ganz einfach aufs Tablet, Notebook oder Handy gespeichert. Der große Vorteil: Mängel, Änderungen, Kommentare etc. lassen sich direkt im Plan vermerken. Es wird sofort eine aktualisierte Version des Plans erstellt, die jeder Mitarbeiter gleich nach der Änderung einsehen und auf die, wenn nötig, entsprechend reagiert werden kann. Zum gleichen Zeitpunkt liegen die aktualisierten Daten auch in der Zentrale bzw. im Büro vor. Die Flexibilität von digitalen Bauplänen ist hinsichtlich Genauigkeit und Zeitaufwand nicht zu vergleichen mit dem physischen Handling von Plänen.

Dem digitalen Bautagebuch entgeht nichts

Dokumentationen sind oft unbeliebt und nervig, Aufzeichnungen vielfach lückenhaft und alles andere als transparent. Zudem zeitaufwendig. Das digitale Bautagebuch dagegen vereinfacht die lückenlose Dokumentation ganz enorm. Auf mobilen Endgeräten lassen sich Bauabläufe, Planänderungen, Wetterverhältnisse, ausfallende Mitarbeiter und viele andere Daten, die eine zuverlässige Dokumentation erfordern, gleich vor Ort online dokumentieren. Das ist vor allem für die Abrechnung und Dokumentation für den Kunden von besonderer Bedeutung, denn der muss ganz genau nachvollziehen können, was wo geleistet wurde und wann und wo es zu Verzögerungen, Änderungen, Ausfällen etc. kam. Diese Eintragungen fließen unter anderem in die Rechnungsstellung und die Kundenakte ein.

Für eine visuelle Dokumentation können im digitalen Bautagebuch zusätzlich Fotos und Videos hinterlegt werden. Wann brauchen Sie das? Wenn Sie den aktuellen Baufortschritt, Mängel oder Zustandsberichte bildlich festhalten und möglicherweise auch gleich an die Zentrale schicken wollen. Das funktioniert ganz einfach mit der Handykamera, von wo aus die Dokumente per Messenger oder E Mail verschickt werden können.

Ein Bautagebuch ist die wichtigste Grundlage für das Beschwerdemanagement eines Handwerksunternehmens. Hier werden nicht nur sämtliche Aktivitäten, sondern auch die Anwesenheit von Subunternehmern oder der Einsatz von Geräten erfasst. Sollte es zu Beschwerden oder Behinderungsanzeigen kommen, liegen die Gründe hierfür in den digitalen Dokumenten verlässlich vor. Gleichzeitig kann der Versand einer Behinderungsanzeige bereits von der Baustelle aus automatisch ausgelöst werden.

Mit digitalen Unterschriften direkt auf den Endgeräten werden die Eintragungen zusätzlich rechtlich abgesichert.

Was liegt heute an? Die digitale Bauakte verrät es

Wann muss was erledigt werden? Mit wem muss ich wann zusammenarbeiten und bis wann sollen Baufortschritte erreicht sein? Wo normalerweise unzählige Anrufe und Nachfragen den Baustellenalltag bestimmen, steuert die digitale Bauakte ganz elegant die Aufgabenverteilung eines Bauprojekts, sodass jeder Mitarbeiter ganz genau sehen kann, wann er mit was dran ist. Durch die digitale Kommunikation werden die im Büro erstellten Aufträge den Mitarbeitern auf der Baustelle zugänglich gemacht. Braucht der Mitarbeiter bestimmte Dokumente, kann er sich den Anruf im Büro sparen; stattdessen schaut er einfach in die digitale Akte, wo er alles 1:1 einsehen kann, minutengenaue Aktualisierungen inklusive. Auch im Büro stehen neue Zeitressourcen zur Verfügung, die durch weniger Unterbrechungen, Nachschlagen, Anrufe usw. jetzt für die wesentlichen Aufgaben zur Verfügung stehen.

Die Zettelwirtschaft wird durch digitale Zeiterfassung ersetzt

Wenn man eines nicht brauchen kann, dann sind es unleserliche, zerknitterte oder verschmutzte Stundenzettel. Dass Mitarbeiter im Büro bei den Handwerkern nachfragen müssen oder falsche Abrechnungen zu Ärger führen, geht auf Kosten des Betriebsklimas und kostet wertvolle Zeit. Mit der digitalen Zeiterfassung, die eine digitale Bauakte beinhaltet, passiert das nicht. Arbeitsstunden, Pausenzeiten, Krankheitszeiten, Arbeitsunterbrechungen (z. B. wegen Wetter oder Baubehinderungen) werden digital erfasst und direkt auf das Stundenkonto des jeweiligen Mitarbeiters gebucht, sodass die Lohnabrechnung erstellt werden kann. Aus einem zeitfressenden Vorgang wird somit eine Sache von wenigen Minuten, noch dazu mit verlässlichen Daten.

Leistungsprotokolle auf einen Blick

Auf einer Baustelle müssen verschiedenste Leistungen dokumentiert werden. Ob es sich dabei um Nachunternehmerleistungen, Regieleistungen, Maschinennutzungen oder den Nachweis von Arbeitsstunden handelt. Die in einer digitalen Bauakte hinterlegten Daten und Informationen, Bilder, Videos, Lieferscheine etc. sind für die Weiterverarbeitung in der Zentrale bzw. im Büro von großer Bedeutung. Entweder fließen die Daten direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein oder es werden direkt aus der hinterlegten Datenlage Rechnungen erstellt. Eine Vielzahl an Daten ist außerdem für die Pflege einer Kundenakte unerlässlich, um dem Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, damit er seine auf diese Daten abgestimmten Angebote erstellen kann.

Zuverlässig und sicher: Bestands- und Mängelerfassung

Mängel und Nutzungsschäden, Zustandsberichte und Bestandserfassung sind das A und O auf der Baustelle. Fotos, Videos, Skizzen, Beschreibungen etc. können digital vor Ort einen Sachverhalt am besten dokumentieren. Auch Sprachnachrichten sind, um das Tippen auf der Baustelle zu vermeiden, ein probates Mittel, etwas zu dokumentieren und abzuspeichern. Mängel können direkt im digitalen Bauplan vermerkt werden. Außerdem ist die Software in der Lage, bestimmte Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter zu vergeben. Zum Beispiel per Messenger kann der Mitarbeiter informiert werden, dass und bis wann der Schaden zu beheben ist.

Spesen und Auslagen mit einem Klick erfassen und abrufen

Bei Subunternehmern entstehende Spesen und Auslagen können in der digitalen Bauakte ebenfalls einfach erfasst werden. Auch hier liegt der Vorteil vor allem darin, dass eine verlässliche und lückenlose Dokumentation direkt in die Lohnabrechnung einfließen kann, ohne durch Rückfragen oder Missverständnisse ausgebremst zu werden.

Darum sollten Sie auf eine digitale Baustellenlösung umsteigen – die Vorteile auf einen Blick:

  1. Verlässliche Dokumentation
  2. Schneller Zugriff auf alle Daten
  3. Weniger Stress im Betriebsablauf
  4. Verbesserung des Kundenkontaktes und Kundenservice
  5. Steigerung der Produktivität
  6. Weniger Papierkram auf der Baustelle
  7. Weniger Nachfragen im Büro

Fazit

Eine digitale Bauakte ergibt Sinn. Oder sollten wir besser sagen: Eine digitale Bauakte ist Pflicht? „Natürlich geht es in vielen Betrieben auch ohne Digitalisierung“, sagte Jerome Lange, der Gründer vom Koppla beim letzten fhd-Online-Kongress . „Aber man hat ohne sie keine Möglichkeiten für Wachstum.“ 

Der Leistungsumfang einer digitalen Baustellenlösung ist enorm. Während bei einer Branchenlösung die Kommunikation von Büro zu Baustelle nicht optimal ist und viele Handwerksunternehmen mehrere Apps nebeneinanderher am Start haben, um eine gewisse Kommunikation herzustellen, bietet die digitale Bauakte ein Höchstmaß an Effizienz. Alle Daten liegen an einem Ort, werden für alle einsehbar aktualisiert und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf auf einer verlässlichen Datengrundlage. Achten Sie jedoch darauf, dass die Anwendung einfach und benutzerfreundlich ist. Von komplizierten und schulungsintensiven Lösungen raten wir unbedingt ab.

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