Wie man mit Cloud-Diensten die Zusammenarbeit verbessern kann
Um den Ansprüchen an umfassende Vernetzung, Datenverarbeitung in Echtzeit und zunehmende Mobilität gerecht werden zu können, reichen konventionelle Server- und Netztechnologien oftmals nicht mehr aus. Der Betrieb einer eigenen Server-IT ist kostspielig, zeitaufwendig und personalintensiv. Unternehmen lagern deshalb die Organisation ihrer IT vermehrt an externe Cloud-Dienstleister aus. Damit können sie unter anderem auch in Sachen Projektmanagement und Kommunikation wesentlich effizienter arbeiten und flüssiger kommunizieren.
Können Sie sich vorstellen, Projekte reibungslos zu managen? Personalressourcen, To-dos, Zuständigkeiten und Termine transparent zu kommunizieren und von jedem Ort aus Überblick über Ihre Projekte zu haben und sich auf kurzen Wegen auszutauschen? Möglich wird dies durch cloudbasierte Anwendungen, die die Zusammenarbeit im Team erleichtern, sogenannte Collaboration-Software.
Dazu gehören auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, der Austausch mit Kollegen, das Managen von Projekten im Team und vieles mehr. Der große Vorteil: Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Fristen etc. sind klar verteilt und transparent. Alle greifen immer auf den aktuellen Stand einer Datei, eines Projektes zu. Verschiedene Bearbeitungsschritte können von jedem nachvollzogen werden. Informationen gehen nicht mehr verloren. Und: Weil sämtliche Daten in der Cloud liegen, kann von überall aus darauf zugegriffen und damit gearbeitet werden. Remote-Arbeiten, Homeoffice, Klärungen von unterwegs sind nicht mehr an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden.
Ziel ist dabei nicht nur eine bessere Kommunikation im Team, sondern gleichzeitig entsteht auf diese Weise ein Wissenspool, von dem alle Mitarbeiter profitieren. Zum Beispiel kann man sich bei Problemstellungen, die sich wiederholen oder sich ähneln, nachvollziehen, wie das Problem in einem früheren Fall gelöst wurde, ohne die Welt immer wieder neu erfinden zu müssen. Anfragen und Probleme können so schnell und zielführend bearbeitet werden. Der Lerneffekt ist groß.
Drei verschiedene Cloud-Varianten
Wir unterscheiden zwischen der Public, der Private und der Hybrid Cloud.
Während bei der Public Cloud der Provider seine Dienste über öffentliche Internetverbindungen anbietet und die Hard- und Software dafür bei sich bereitstellt (z. B. Dropbox, Trello), befinden sich Server und IT-Infrastruktur bei der Private Cloud komplett im Unternehmen, und sie muss auch von der eigenen IT-Abteilung betrieben werden. Daneben gibt es ein Hybrid-Modell, das Public und Private Cloud miteinander kombiniert, indem sich die Private Cloud bei Bedarf automatisch mit IT-Services und Softwarelösungen eines externen IT-Dienstleisters verbindet.
Welche Variante jeweils infrage kommt, kann nur individuell entschieden werden. Fest steht jedoch, dass der Betrieb eines eigenen Serversystems kostspielig ist und einiges an zeitlicher und personeller Ressource erfordert. Die Wartung der Server kann zudem betriebliche Ausfallzeiten nach sich ziehen. Vor diesem Hintergrund ergibt es durchaus Sinn, Speicherkapazitäten und Geschäftssoftware aus der Cloud heraus zu managen. Ob Sie dabei große Kollaborationssuiten oder smarte App-Anwendungen im Einsatz haben, spielt keine Rolle: Abgerechnet wird nach Bedarf bzw. im Abo entsprechend der Teilnehmerzahl.
Vorteile von Cloud-Lösungen auf einen Blick:
- Cloud-Lösungen sind skalierbar, d. h. sie lassen sich jederzeit erweitern
- Projekte lassen sich unproblematisch und kurzfristig initiieren
- Der Funktionsumfang einer Anwendung kann beliebig erweitert bzw. aktualisiert werden
- Soft- und Hardware werden vom Provider gemanagt und aktualisiert
- Provider bieten umfangreiches Know-how in Sachen Datensicherheit
Für Unternehmen bedeutet das konkret:
- Mehr Flexibilität
- Kostenreduzierung
- Mehr Wettbewerbsfähigkeit
Sie wollen die Zusammenarbeit mit Kollaborationslösungen aus der Cloud in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern? Wo Sie konkret ansetzen können, erfahren Sie hier:
