Das digitale Handwerksbüro – was bringt’s und welche Software brauchen Sie?
Wie digital ist das Büro Ihres Betriebs bereits organisiert? Wie viel Papier „bewegen“ Sie noch? Und wie viel Geld verbrennen Sie auf diesem Wege? Der konkrete Nutzen der Bürodigitalisierung liegt in der Einsparung von Zeit und Geld. Ressourcen, die Sie sinnvoller in die Umsetzung von Aufträgen und die Entwicklung von modernen Kundenservices investieren können. Dafür gilt es, Strukturen zu hinterfragen, (Ressourcen-)Verschwendungen aufzudecken und loszuwerden.
Digital organisierte, virtuelle Entscheidungswege ohne physische bzw. papierbasierte Prozesse sind kürzer. Sie können Entscheidungsverantwortung in vielen Fällen direkt auf Ihre kompetenten Fachkräfte verlagern, wenn diese immer und ortsunabhängig auf die nötigen Entscheidungsgrundlagen – Daten, Informationen, Wissen – zugreifen können.
Digitales Büromanagement
Beim digitalen Büro- bzw. Auftragsmanagement werden Dokumente, Inhalte und Informationen mithilfe von Apps und (idealerweise) cloudbasierten Softwarelösungen erzeugt, bearbeitet und verwaltet bzw. archiviert. Routineaufgaben wie das Ausfüllen, Übermitteln und Kontieren von Stundenrapporten, Lieferscheinen oder Abnahmeprotokollen lassen sich automatisieren.
Jeder Vorgang kann so auf dem aktuellen Stand gehalten werden und jeder im Unternehmen im Rahmen seiner Aufgaben und Berechtigungen gezielt darauf zugreifen.
Projektfortschritte, Abrechnungen und Pläne sind jederzeit aktuell einsehbar. Die Monteure im Kundendienst und auf den Baustellen können ihre wertvolle Zeit den handwerklichen Aufgaben widmen.
Auch Ihre Kunden profitieren: Angebote und Pläne liegen deutlich schneller vor. Die Abnahme eines erledigten Auftrags kann direkt vor Ort per digitaler Signatur bestätigt werden.
Was Sie und Ihr Team dafür benötigen: aktuelle mobile Endgeräte, die dazugehörigen Apps und natürlich mobiles Internet. Hinzu kommt eine Software für das Projektmanagement mit Datenschnittstellen. Achten Sie bei der Einführung einer Lösung darauf, dass Ihnen der Anbieter die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften auch vertraglich zusichert.
Digitale Bauakte
Die Dokumentation aller Vorgänge rund um die Baustelle in einer zentralen digitalen Bauakte steigert die Produktivität. Den Regeln und Vorschriften der Dokumentationspflicht wird Genüge getan. Der Zugriff auf Nachweise ist jederzeit und ohne langwierige Suche möglich.
Brauchen Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter bestimmte Informationen oder Dokumente, können Sie einfach online in die immer aktuelle digitale Bauakte schauen. Sie gewinnen Zeit für die wesentlichen Aufgaben des Geschäfts. Und bei Abschluss eines Projekts steht die komplette Dokumentation auf „Knopfdruck“ bereit.
Denken Sie daran: Es geht immer darum, Ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen. Daher sollte der Lösungsanbieter nachweisen können, dass er die Anforderungen Ihres Gewerks und insbesondere Ihres Betriebs erfüllt.
Digitalisierte Buchhaltung und Finanzen
Die Erfassung und Ordnung von Buchungsbelegen hat gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zeitgerecht zu erfolgen – und digital!
Eine digitale und (teil-)automatisierte Buchhaltung ist vollständiger und fehlerfreier als die althergebrachte Version mit einem Papierarchiv als Belegsammlung. Die Aufbewahrungspflicht für digitale bzw. digitalisierte Belege und Daten gilt auch für diese Unterlagen.
Eine GoBD-konforme Software erfüllt alle Richtlinien zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung, wie beispielsweise Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriff für Finanzbehörden etc.
Die digitale Zugriffskontrolle für die Buchhaltungssachbearbeiter ist bei heutigen, von den Finanzbehörden anerkannten Cloud-Lösungen ohnehin Standard. Bitte beachten: Auch Ihre (Betriebs-)Systeme müssen auf dem neuesten Update-Stand sein!
Digitale Projektplanung und -präsentation
Die Verlagerung Ihrer Service-, Planungs- und Präsentationsprozesse in die digitale 3-D-Welt mithilfe der Welt von Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) unterstützt die Effizienz und Serviceleistung Ihres Betriebs. Beispiel: Mithilfe eines digitalen Lasers erfassen Sie das Aufmaß für einen Raum. Die Einrichtung – beispielsweise eines hochwertigen Badezimmers – erfolgt in einem 3-D-fähigen CAD-System.
Mit der Virtual-Reality(VR)-Brille können Sie Ihrem Kunden das Projekt virtuell begehbar vorstellen. Änderungswünsche sind während der Besprechung direkt mithilfe der Objektbibliothek Ihres CAD-Systems umsetzbar und freizugeben. Das vermeidet teure Änderungen bzw. Nacharbeiten. Auch Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen können in virtuellen Räumen unter realistischen Bedingungen durchgeführt werden.
Der Vorteil dieser Technologie? Sie investieren einmal in die Technik – und sparen langfristig. Bei der Nutzung von 3-D-Planungs- und Präsentationssystemen inklusive AR und VR benötigen Sie keine kostspieligen physischen Modelle je Projekt oder aufwendige Muster-Ausstellungsräume.
Hersteller und Schulungsdienstleister bieten 3-D-, CAD-, VR- und AR-Kurse an. So können Sie bei allen Arbeitsschritten gezielt das gesamte Portfolio der AR- und VR-Welt einsetzen.
Digitale Unterschrift
Die elektronische Signatur bietet viele Vorteile und Einsatzmöglichkeiten. Sie können sich beispielsweise einen neuen Auftrag vom Auftraggeber mit einer digitalen Signatur abzeichnen lassen. Wichtig ist, dass der Unterzeichnungsprozess über einen sicheren Kommunikationskanal online erfolgt. Wenn das nicht möglich ist, können Sie für die Unterschrift auch ein von Ihnen zur Verfügung gestelltes Gerät mit Touchscreen anbieten.
Weitere Anwendungen im Kundendienst sind unter anderem Wartungsprotokolle, Lieferungen und Quittungen. Betriebsintern kommen auch Empfangsbestätigungen, Arbeitsverträge, Vollmachten oder andere Verträge digital zur Unterschrift.
Online-Auftragsvergabe-Portale
Die Auftragssuche gehört mit zu den wichtigsten Bürotätigkeiten von Unternehmern. Die Zeit- und Arbeitsersparnis bei der Recherche über Ausschreibungs- bzw. Vergabeportale ist enorm. Potenzielle Aufträge lassen sich mit wenigen Klicks finden, oder Sie lassen sich automatisch per E-Mail informieren, wenn eine auf Ihr Suchprofil passende Ausschreibung veröffentlicht wird. Mit den integrierten Tools der Portale können Sie auch digitale Angebote erstellen. Ein Bieterwerkzeug zum Bearbeiten, Zusammenstellen und zur Abgabe der Angebote erleichtert Ihnen den Weg zum Auftrag.
Wichtig zu wissen: Nicht alle öffentlichen Vergabestellen geben ihre Ausschreibungen auf der E-Vergabeplattform der jeweiligen Region bekannt. Bekanntmachungsplattformen bieten hier ggf. eine höhere Abdeckung. Diese recherchieren sowohl auf den E-Vergabeplattformen als auch in den wichtigsten Printmedien und Veröffentlichungsplattformen des Bundes und der Länder sowie weiteren Stellen, um eine breite Abdeckung zu erzielen. Auf Bekanntmachungsplattformen können Sie auch Ausschreibungen gezielt recherchieren, Suchprofile erstellen, um Einblick in relevante Infos zu bekommen, und sich auf einen digitalen Nachrichtenverteiler setzen lassen, um interessante neue Ausschreibungen nicht zu verpassen.
Fazit
Wenn Sie Ihre Büroaufgaben digitalisieren, steigt Ihre Produktivität im Kerngeschäft. Sie verschaffen sich neben dem guten Gefühl, alles im Griff zu haben, auch Freiräume – für die kreative Planung Ihres Arbeitsalltags, für wichtige Kontakte mit Geschäftspartnern und, last, but not least, für wertvolle Zeiten mit der Familie.
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